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Aktenberge – Ordnungsgemäße Ablage Quelle: Pixabay.com

Ordnungsmäßige Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen

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Ordnungsmäßige Aufbewahrung

Grundlagen der Buchführung Teil 9

Nachdem wir im letzten Artikel das Belegprinzip näher beleuchtet haben, geht es dieses Mal um Vorschriften zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Dokumenten und Belegen. Festgehalten im

Grundsatz der Sicherheit

Der Grundsatz der Sicherheit verlangt unter anderem „Es müssen organisatorische Maßnahmen zur Sicherung aller Aufzeichnungen und Unterlagen getroffen werden“. Außerdem legt er fest „Auch ein unverschuldeter Verlust von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nimmt der Buchführung ihre Ordnungsmäßigkeit“. Aber welche Unterlagen sind überhaupt aufbewahrungspflichtig und welche Fristen gibt es hierzu?

Gastautorin Marion Orthmann

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Marion Orthmann ist Geschäftsführerin der fidelus GmbH & Co. KG. Für Gründer sowie kleine und mittlere Unternehmen entwickelt sie mit ihrem Team in den Bereichen Finanzen, Rechnungswesen/ Controlling und Verwaltung passgenaue und individuelle Lösungen für den Bedarf des Kunden – egal ob Einrichtung, Beratung/ Schulung oder laufende Begleitung. Weitere Informationen finden Sie auf www.fidelus.de.

Als Gewerbetreibende sind Sie grundsätzlich zur Aufbewahrung betrieblicher Unterlagen verpflichtet, wobei die Fristen für die Aufbewahrung je nach Art der Dokumente 6 bzw. 10 Jahre betragen. Die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Unterlagen ergibt sich aus dem HGB (§257) sowie im Rahmen des Steuerrechts aus der Abgabenordnung (AO), wobei die sich daraus ergebenden Vorschriften größtenteils übereinstimmen.

Buchhaltungsbelege 10 Jahre aufbewahren

Buchhaltungsbelege sind die Unterlagen, die den Nachweis über einzelne Geschäftsvorfälle darstellen – also bspw. Rechnungen, Tankbelege, Lohn-/ Gehaltslisten, Verträge oder Kontoauszüge. Sie bilden die Grundlage für Ihre Buchhaltung und sind als Nachweis der jeweiligen Buchungen für 10 Jahre aufzubewahren.

Zur ordnungsmäßigen Aufbewahrung gehört aber auch, dass insbesondere folgende Unterlagen 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen:

  • Eröffnungsbilanz inkl. ggf. zugehöriger Unterlagen
  • Lageberichte
  • Jahresabschlüsse
  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
Ordnungsmäßige Aufbewahrung im Aktenordner – Thema Buchhaltung am Mac. Quelle: Pixabay

Folgenden Unterlagen hingegen müssen lediglich für 6 Jahre aufbewahrt werden:

  • Handels- oder Geschäftsbriefe (empfangene sowie abgesendete)
  • sonstige, für die Besteuerung relevanten Unterlagen

Alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen dürfen dabei auch auf Datenträgern gespeichert werden (mit Ausnahme von Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss), hierfür gibt es allerdings einige separate Regelungen.

Was bei der digitalen Aufbewahrung genau zu beachten ist, werden wir uns daher im nächsten Artikel anschauen.

Bis dahin wünsche ich Ihnen eine erfolgreiche Woche und sende herzliche Grüße aus Oldenburg.

Marion Orthmann

Text & Inhalt: Marion Orthmann, Geschäftsführung fidelus GmbH & Co. KG, Marie-Curie-Str. 1, 26129 Oldenburg. Bilder: Marion Orthmann / Anonyme Fotografen von pixabay.com via Marion Orthmann

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