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Grundkurs Buchführung am Mac. Bild: pixabay

Privat verauslagte Betriebsausgaben

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Privat verauslagte Betriebsausgaben

Grundlagen der Buchführung, Teil 16

Im letzten Artikel haben wir uns mit Einnahmen und/oder Einlagen der Kasse angeschaut, nachdem wir vorher bereits Ausgaben und Entnahmen der Kasse beleuchtet haben werden wir uns heute einer dritten Variante von Barbewegungen widmen – den privat verauslagten Betriebsausgaben.

Hintergrund privat verauslagter Betriebsausgaben

Gastautorin Marion Orthmann

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Marion Orthmann ist Geschäftsführerin der fidelus GmbH & Co. KG. Für Gründer sowie kleine und mittlere Unternehmen entwickelt sie mit ihrem Team in den Bereichen Finanzen, Rechnungswesen/ Controlling und Verwaltung passgenaue und individuelle Lösungen für den Bedarf des Kunden – egal ob Einrichtung, Beratung/ Schulung oder laufende Begleitung. Weitere Informationen finden Sie auf www.fidelus.de.

Gerade bei Einzelunternehmern und kleineren, stark inhaberzentrierten Unternehmen kommt es häufig vor, dass betriebliche Ausgaben ohne den Umweg einer finanziellen Einlage in das Unternehmen und anschließenden Zahlung aus dem Betriebsvermögen direkt aus privaten Mitteln des Unternehmers bezahlt werden (die Hosentaschenkasse).

Das ist z.B. dann der Fall, wenn im Zuge eines privaten Einkaufs im Supermarkt bspw. Kopierpapier oder Tesafilm für das Büro gekauft und ohne Trennung einfach mitbezahlt werden oder wenn dem Unternehmer beim Wochenendbummel durch die Stadt einfällt, dass der Taschenrechner im Büro neue Batterien braucht aber die Firmen-EC-Karte und die Kasse zuhause liegen.

Erstattung aus betrieblichen Mitteln

Eine Möglichkeit die oben genannten beispielhaften Fälle mit der Firma zu verrechnen, wäre eine exakte Erstattung der verauslagten Beträge aus der Firmenkasse oder vom Firmenkonto unter Angabe des gekauften Artikels. Diese Möglichkeit bietet den Vorteil, dass alle Aufwendungen direkt aus dem Firmenvermögen bezahlt und somit ganz normal gebucht werden können. Der Nachteil ist ein etwas höherer Aufwand durch die Erstattung, gerade wenn solche Fälle häufiger vorkommen.

Buchung als Privateinlage

Die zweite Möglichkeit ist, den verauslagten Betrag anhand des Belegs (Bon, Quittung, Rechnung) direkt als Aufwendung und private Einlage des Unternehmers zu buchen. Hierbei entfällt der Zwischenschritt der Erstattung aus dem Betriebsvermögen.

Auf der Soll-Seite wird nun ganz normal die Ausgabe mittels Eingabe des Kostenkontos erfasst (s. auch Erklärung Artikel 14 – Kasse/ Ausgaben). Beim Kauf von Briefmarken also bspw. das Konto 4910 „Porto“ (SKR04 6800).

Auf der Haben-Seite tragen Sie das jeweilige Konto für Privateinlagen bzw. Gesellschafterauslagen ein: Bei einer Kapitalgesellschaft ist dies das Darlehenskonto von Ihnen als Gesellschafter (bitte mit Steuerberater abstimmen, z.B. 1666 SKR03 / 3641 SKR04). Bei einer Einzelunternehmung oder Personengesellschaft heißt das Gegenkonto „Privateinlage“ und ist unter der Nummer 1890 (SKR03) bzw. 2180 (SKR04) zu finden.

Wie verfahre ich mit Geschäftsausgaben, die ich privat vorgelegt habe?

Wie verfahre ich mit Geschäftsausgaben, die ich privat vorgelegt habe?

Die Buchung am Beispiel des Kaufs von einem Markenset von 10x 0,70€ = 7,00€ aus privaten Mitteln eines Einzelunternehmers vom 29.03.2016 im SKR03:

Buchungsdatum:29.03.2016
Belegnummer:PE 03/16
Soll:4910 (Porto)
Haben:1890 (Privateinlage)
Buchungstext:Deutsche Post Markenset / privat gezahlt
Betrag:7,00€

Im nächsten Artikel werden wir uns mit der Buchung von Eingangsrechnungen beschäftigen.

Herzliche Grüße aus Oldenburg,

Marion Orthmann

Text & Inhalt: Marion Orthmann, Geschäftsführung fidelus GmbH & Co. KG, Marie-Curie-Str. 1, 26129 Oldenburg. Bilder: Marion Orthmann / Anonyme Fotografen von pixabay.com via Marion Orthmann

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