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Macbook und Taschenrechner Quelle: pixabay.com

Reisekosten I: Fahrtkosten

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Reisekosten I: Fahrtkosten

Heute beginnen wir mit der Betrachtung der einzelnen Teilbereiche, die zur Vorbereitung Ihrer Buchführung relevant sind. Wir starten mit dem Punkt Reisekosten / Fahrtkosten. Reisekosten sind alle Aufwendungen, die Ihnen unmittelbar durch eine Geschäftsreise entstehen:

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Sonstige Nebenkosten

In dem heutigen Artikel schauen wir uns nun die Fahrtkosten genauer an.

Gastautorin Marion Orthmann

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Marion Orthmann ist Geschäftsführerin der fidelus GmbH & Co. KG. Für Gründer sowie kleine und mittlere Unternehmen entwickelt sie mit ihrem Team in den Bereichen Finanzen, Rechnungswesen/ Controlling und Verwaltung passgenaue und individuelle Lösungen für den Bedarf des Kunden – egal ob Einrichtung, Beratung/ Schulung oder laufende Begleitung. Weitere Informationen finden Sie auf www.fidelus.de.

Definition einer Geschäftsreise

Von einer Geschäftsreise spricht man, wenn Sie sich aus betrieblichen Gründen von Ihrer regelmäßigen Betriebsstätte und Ihrer Wohnung entfernen. Die zurückgelegte Entfernung ist dabei unerheblich.

Alle Kosten, die auf der Geschäftsreise entstehen, sind für Sie als Unternehmer Betriebsausgaben. Dabei ist wichtig zu beachten, dass alle angesetzten Kosten dem Finanzamt durch geeignete Unterlagen nachgewiesen werden müssen.

Im Falle der Reise mit Fremdverkehrsmitteln ist dieser Nachweis relativ unkompliziert, denn Sie können einfach das entsprechende Rechnungs-Dokument aufbewahren. Also bspw. Mietwagenrechnung, Taxiquittung, Car-Sharing-Rechnungen oder Flug-/ Bahntickets. Diese Kosten können Sie dann in voller Höhe als Betriebsausgaben geltend machen.

Im Falle der Reise mit einem eigenen PKW wird bezgl. der Ansetzbarkeit der Kosten unterschieden zwischen einem Firmenwagen oder einem privaten PKW:

Bild zeigt Auto von hinten – Thema Buchhaltung am Mac – Fahrtkosten

Firmenwagen

Wird ein Firmenwagen genutzt, können alle Kosten geltend gemacht werden, die durch das Kfz entstehenen – unabhängig von einer speziellen Fahrt oder Reise. Dazu gehören bspw. Kfz-Steuern, Kfz-Versicherung, Tankbelege, Autowäsche. Auch hier sind die entsprechenden Belege zum Nachweis aufzubewahren.

Achtung: Wird ein Firmenwagen genutzt muss die private Nutzung versteuert werden.

Eigener PKW

Wird ein eigener PKW für die Reise genutzt, kann eine Kilometerpauschale von 0,30€ je geschäftlich gefahrenen Kilometer als Betriebskosten steuerlich geltend gemacht werden. Diese Kosten werden als einzige nicht anhand von Belegen nachgewiesen, sondern mittels einer Reisekostenabrechnung erfasst und gebucht.

Wie eine Reisekostenabrechnung aussehen kann und welche Punkte sie enthalten sollte, werden wir uns in einem späteren Artikel gemeinsam anschauen.

Im nächsten Artikel werden wir uns mit der Frage beschäftigen, wie Übernachtungskosten im Rahmen einer Geschäftsreise zu behandeln sind – und ob es dort Fallstricke gibt.

Bleiben Sie am Ball!

Herzliche Grüße aus Oldenburg
Marion Orthmann

Text & Inhalt: Marion Orthmann, Geschäftsführung fidelus GmbH & Co. KG, Marie-Curie-Str. 1, 26129 Oldenburg. Bilder: Marion Orthmann / Anonyme Fotografen von pixabay.com via Marion Orthmann

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