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Reisekosten II: Übernachtungskosten richtig buchen

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Reisekosten II: Übernachtungskosten

Im letzten Teil haben wir begonnen, uns die Reisekosten näher anzusehen.

Zur Wiederholung nochmal kurz die Definition:
Reisekosten sind alle Aufwendungen, die Ihnen unmittelbar durch eine Geschäftsreise entstehen:

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Sonstige Nebenkosten

Unser Tipp:

Bewahren Sie alle Unterlagen auf, die den beruflichen Zweck Ihrer Reise dokumentieren (Mails, Einladungen, etc.) und heften Sie diese bei der Reisekostenabrechnung mit ab. So haben Sie bei einer Betriebsprüfung keine Erklärungsnot – und die kommt zwangsläufig, wenn Sie versuchen, sich Jahre später an genau diese Reise zu erinnern.

Gastautorin Marion Orthmann

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Marion Orthmann ist Geschäftsführerin der fidelus GmbH & Co. KG. Für Gründer sowie kleine und mittlere Unternehmen entwickelt sie mit ihrem Team in den Bereichen Finanzen, Rechnungswesen/ Controlling und Verwaltung passgenaue und individuelle Lösungen für den Bedarf des Kunden – egal ob Einrichtung, Beratung/ Schulung oder laufende Begleitung. Weitere Informationen finden Sie auf www.fidelus.de.

Ist die Reise nur teilweise beruflich und sie verbringen bei der Gelegenheit auch privat noch ein paar Tage dort, wird zeitanteilig in beruflich und privat aufgeteilt. Auch dieses sollten Sie sehr sorgfältig dokumentieren.

Wichtig:

Bei den Übernachtungskosten befassen wir uns heute nur mit den selbständigen Unternehmern. Sollten Sie Arbeitnehmer beschäftigen, dann erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem Steuerberater, was Sie zusätzlich beachten müssen.

Übernachtungskosten – Bild zeigt Auto von hinten – Thema Buchhaltung am Mac – Fahrtkosten

Übernachtungskosten

Sobald Sie auf einer Geschäftsreise übernachten, können Sie die tatsächlich entstandenen Kosten als Betriebsausgabe buchen. Eine Pauschale ohne Nachweis tatsächlicher Kosten ist allerdings nicht möglich!
Wie immer in der Buchhaltung ist auch hier ein Beleg notwendig – z.B. in Form der Hotelrechnung.
Bei den Hotelrechnungen werden Ihnen zwei verschiedene Varianten auffallen:

Übernachtung mit Frühstück (gesondert ausgewiesen)

Bei dieser Variante weist das Hotel die Übernachtung und das Frühstück getrennt aus. Das bedeutet für die Buchhaltung:

  • Die Übernachtung ist voll abziehbar
  • Bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern ist die Vorsteuer voll abziehbar
  • Das Frühstück kann leider nicht abgezogen werden
    (Diesen Betrag müssen sie beim Buchen herausrechnen)

In der etwas komplizierten Variante sieht die Hotelrechnung so aus:

Übernachtung mit Service-Pauschale / Business-Package

Hintergrund:

Grundsätzlich müssen angefallene Kosten für das Frühstück, Mittagessen und Abendessen sowie andere Service-Pauschalen in der Rechnung getrennt ausgewiesen werden, da diese mit 19% Umsatzsteuer besteuert werden. Die Hotelbetriebe dürfen jedoch aus Vereinfachungsgründen bestimmte Kosten in einem Sammelposten zusammenfassen.
Hierunter fallen:

  • Gepäcktransport
  • Reinigen und Bügeln von Kleidung
  • Parkgebühren
  • Kommunikationskosten (Telefon, E-Mail)
  • Schuhputzservice
  • Transportkosten zwischen Bahnhof und Flughafen usw.

Achtung:Verpflegungskosten, wie etwa eine Abgabe für das Frühstück, müssen Sie in tatsächlicher Höhe aus der Service-Pauschale herausrechnen. Ansonsten dürfen Sie die Service-Pauschale oder die Reisenebenkosten über Einzelbelege voll als Betriebsausgabe absetzen.

Einzige Ausnahme: Sind in der Pauschale rein private Leistungen etwa für private Telefonate, Massagen, die Minibar oder das Pay-TV enthalten, müssen diese Kosten ebenfalls herausgerechnet werden. Lässt sich der tatsächliche Betrag für diese Einzelposten nicht ermitteln, gilt für das Finanzamt die gesamte Service-Pauschale als privat veranlasst. Sie darf daher in voller Höhe nicht als Betriebsausgabe abgezogen werden. Ein Vorsteuerabzug ist ebenfalls unmöglich.

Das bedeutet für die Buchhaltung in diesem Fall

  • Die Übernachtung ist voll abziehbar
  • Bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern ist die Vorsteuer voll abziehbar
  • Das Frühstück in tatsächlicher Höhe oder in Höhe von 4,80€ (festgesetzte Pauschale für die Verpflegung) muss aus der Service-Pauschale herausgerechnet werden.
  • Die anderen Kosten gelten wie oben beschrieben als Reisenebenkosten und sind (wenn nicht privat verursacht) voll abziehbar
Bild zeigt Paragraphen-Irrgarten – Thema Buchhaltung am Mac

Vorsteuerabzug

Wie oben bereits aufgeführt, dürfen Sie als abzugsberechtigter Unternehmer selbstverständlich die ausgewiesene Vorsteuer ansetzen. Prüfen Sie auch hier, ob die Rechnung ordnungsgemäß ist. Das bedeutet:

  • bei Kleinbetragsrechnung bis 150,00€: ist die Umsatzsteuer extra ausgewiesen?
  • bei höheren Rechnungen zusätzlich: sind Sie als Rechnungsempfänger mit kompletter Adresse aufgeführt?

Zu diesem extra Thema Eingangsrechnungen werden wir in einem späteren Beitrag noch näher eingehen.
In der nächsten Woche werden wir uns aber erst einmal dem kompliziertesten Teil der Reisekosten widmen: den Verpflegungsmehraufwendungen. Bis dahin wünsche ich Ihnen eine erfolgreiche Woche und sende herzliche Grüße aus Oldenburg.

Marion Orthmann

Text & Inhalt: Marion Orthmann, Geschäftsführung fidelus GmbH & Co. KG, Marie-Curie-Str. 1, 26129 Oldenburg. Bilder: Marion Orthmann / Anonyme Fotografen von pixabay.com via Marion Orthmann

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