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Macbook und Taschenrechner Quelle: pixabay.com

Reisekosten III: Verpflegungsmehraufwand

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Nachdem wir uns zum Thema Reisekosten bereits die Punkte „Fahrtkosten“ und „Übernachtungskosten“ genauer angeschaut haben, beschäftigen wir uns in diesem Artikel mit dem sog. „Verpflegungsmehraufwand“.

Wichtig für heute:
Auch bei dem Verpflegungsmehraufwand befassen wir uns, wie schon bei den Übernachtungskosten, nur mit den selbständigen Unternehmern.

Sollten Sie Arbeitnehmer beschäftigen, dann erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem Steuerberater, was Sie zusätzlich beachten müssen.

Gastautorin Marion Orthmann

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Marion Orthmann ist Geschäftsführerin der fidelus GmbH & Co. KG. Für Gründer sowie kleine und mittlere Unternehmen entwickelt sie mit ihrem Team in den Bereichen Finanzen, Rechnungswesen/ Controlling und Verwaltung passgenaue und individuelle Lösungen für den Bedarf des Kunden – egal ob Einrichtung, Beratung/ Schulung oder laufende Begleitung. Weitere Informationen finden Sie auf www.fidelus.de.

Der Verpflegungsmehraufwand

Bei den Verpflegungsmehraufwendungen gibt es eine wichtige Sonderregel: Sie dürfen hier nicht die Ihnen tatsächlich entstandenen Verpflegungskosten geltend machen, sondern nur festgelegte Beträge. Dabei gilt: Jeder Tag ist für sich abzurechnen. Bei mehreren Auswärtstätigkeiten an einem Tag rechnen Sie die Abwesenheitszeiten zusammen.

Seit 2014 gibt es dafür nur noch zwei Pauschalen:

  • Abwesenheit 8 bis 24 Stunden: 12 EUR
  • Abwesenheit 24 Stunden: 24 EUR

Ab 2014 wird darüber hinaus zwischen einer ein- und mehrtägigen Geschäftsreise unterschieden. Handelt es sich um eine mehrtägige Dienstreise mit Übernachtung(en) außerhalb der Wohnung, kann für den An- und Abreisetag – unabhängig davon, wie viele Stunden Sie unterwegs waren – eine Pauschale von 12 EUR angesetzt werden.

Dauert die Geschäftsreise hingegen nur einen Tag, oder ist sie nicht mit einer auswärtigen Übernachtung verbunden, kann am An- und Abreisetag nur eine Pauschale von 12 EUR angesetzt werden, wenn die Reise an diesem Tag mindestens 8 Stunden angedauert hat.

Vorsteuerabzug

Verpflegung (Frühstück, Abendessen) und Hotelübernachtungen haben bei der Umsatzsteuer unterschiedliche Steuersätze. Das bedeutet, dass z. B. der Betrag für das Frühstück getrennt von den Übernachtungskosten ausgewiesen werden muss. Hotelbetriebe müssen ihre Leistungen aufteilen, weil sie ansonsten nicht in der Lage sind, die Umsatzsteuer in zutreffender Höhe zu ermitteln. Ohne eine Aufteilung der Leistungen ist also ein korrekter Umsatzsteuerausweis nicht möglich.

Verpflegungsmehraufwand - Bild zeigt Frühstück – Thema Buchhaltung am Mac

Sind Sie als Kunde eines Hotels ein zum Vorsteuerabzug berechtigter Unternehmer, so brauchen sie eine Rechnung in der die Übernachtungen mit 7 % und die anderen Leistungen mit 19 % ausgewiesen werden. Der Hotelbetrieb ist gegenüber seinen Geschäftskunden verpflichtet Rechnungen auszustellen, die den Vorsteuerabzug ermöglichen.

Den Vorsteueranteil des Verpflegungsmehraufwandes aus Frühstück oder Abendessen im Hotel von 19 % können Sie dann über die Reisekostenabrechnung geltend machen und ihn sich vom Finanzamt erstatten lassen.

Achtung: Diese Positionen dürfen dabei nicht als Kosten behandelt werden, da die Aufwendungen bereits über die Verpflegungsmehraufwendungs-Pauschalen berücksichtig sind.

Nach diesem letzten Artikel zum Thema Reisekosten beschäftigen wir uns dann beim nächsten Mal mit den sog. „Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung“.

Bis dahin wünsche ich Ihnen viel Erfolg und sende herzliche Grüße aus Oldenburg,

Marion Orthmann

Text & Inhalt: Marion Orthmann, Geschäftsführung fidelus GmbH & Co. KG, Marie-Curie-Str. 1, 26129 Oldenburg. Bilder: Marion Orthmann / Anonyme Fotografen von pixabay.com via Marion Orthmann

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