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Buchhaltung am Mac. Quelle: Pixabay

Unterschiede für Freiberufler & Gesellschaften / Auslagern oder selber machen?

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Unterschiede in der Buchführung Freiberufler vs. Gesellschaften

Im letzten Artikel haben wir Ihnen einen einfachen Ablauf gezeigt, mit dem Sie Ihren Belegfluss im Unternehmen oder mit Geschäftspartnern vereinfachen können. Heute wollen wir uns das Feld anschauen, welches nach der richtigen Verarbeitung und Zuordnung der Belege zum Zuge kommt: Die eigentliche Buchführung. Untrennbar damit verknüpft ist die Frage, ob die Buchführung vom Unternehmer selbst oder von einem (externen) Dienstleister erledigt werden sollte.

Zunächst einmal müssen wir dabei zwischen zwei Arten der Buchführung unterscheiden: Die Einnahmen-/ Überschussrechnung (EÜR) und die Doppelte Buchführung.

Gastautorin Marion Orthmann

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Marion Orthmann ist Geschäftsführerin der fidelus GmbH & Co. KG. Für Gründer sowie kleine und mittlere Unternehmen entwickelt sie mit ihrem Team in den Bereichen Finanzen, Rechnungswesen/ Controlling und Verwaltung passgenaue und individuelle Lösungen für den Bedarf des Kunden – egal ob Einrichtung, Beratung/ Schulung oder laufende Begleitung. Weitere Informationen finden Sie auf www.fidelus.de.

Buchführung Freiberufler: Einnahmen-/ Überschussrechnung (EÜR)

Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist eine Gewinnermittlungsmethode bzw. eine vereinfachte Buchführungsart. Rechtsgrundlage ist § 4 Abs. 3 EStG. Die EÜR wird daher oft auch „4/3-Rechnung“ genannt.

Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen und dies auch nicht freiwillig tun, können als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen. Neben Kleingewerbetreibenden gehören zu den Einnahmenüberschussrechnern insbesondere die freien Berufe.

Als Besonderheit bei der EÜR gilt das Zufluss- und Abflussprinzip. Das bedeutet, dass nur die Einnahmen bzw. Ausgaben in der jeweiligen EÜR zu berücksichtigen sind, die auch tatsächlich in dem entsprechenden Wirtschaftsjahr gezahlt wurden.

Durch dieses Prinzip ist die EÜR die einfachste Art der Gewinnermittlung

Buchführung Freiberufler - Bild zeigt Taschenrechner – Thema Buchhaltung am Mac

Wird der Gewinn anhand einer Einnahmenüberschussrechnung ermittelt und liegen die Betriebseinnahmen über 17.500 €, ist der Einkommensteuererklärung die Anlage EÜR beizufügen. Dies gilt erstmalig für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2004 beginnen.

In der Anlage sind bestimmte Einnahmen und Ausgaben gesondert zu erfassen. Hierzu gehört z.B. die private Kfz-Nutzung. Durch diese Vereinheitlichung können die eingereichten Anlagen maschinell eingelesen und ausgewertet werden (Bsp. Plausibilitätsprüfungen, Vergleiche mit Vorjahren). Solche Auswertungen waren in der Vergangenheit nahezu unmöglich, da jeder Steuerpflichtige seine EÜR individuell gestalten konnte.

Zusammengefasst ist die Verwendung der EÜR

  • einfach
  • sinnvoll für kleine Unternehmen
  • es wird zum Zeitpunkt der Zahlung gebucht

Wer kann die EÜR anwenden?

  • Freiberufler immer
  • Gewerbliche Unternehmen, die nicht buchführungspflichtig sind, weil:
    • der Umsatz jährlich weniger als 500.000 € beträgt
    • der Gewinn jährlich weniger als 50.000 € beträgt
    • sie nicht im Handelsregister eingetragen sind

Doppelte Buchführung

Die doppelte Buchführung – auch kaufmännische Buchführung genannt – ist die in der privaten Wirtschaft vorherrschende Art der Finanzbuchhaltung. Man spricht von „doppelter“ Buchführung, weil jeder Geschäftsvorgang in zweifacher Weise erfasst wird. In einem Buchungssatz wird grundsätzlich Soll an Haben gebucht und damit jeder Geschäftsvorfall doppelt erfasst, jedoch auf verschiedenen Konten. Gebucht wird jeweils genau der gleiche Wert im Soll und im Haben.

Zeitpunkt der Buchung ist die Entstehung des Geschäftsvorfalles, unabhängig von einer Zahlung.

Zur doppelten Buchführung verpflichtet sind Unternehmen, wenn

  • sie im Handelsregister eingetragen sind (z.B. GmbH, AG)
  • sie die Grenzwerte überschritten haben

Die doppelte Buchführung ist aufwändiger, aber auch aussagekräftiger. Sie empfiehlt sich bei Unternehmen, die durch die Vielzahl der Geschäftsvorfälle nicht mehr ohne weiteres zu überblicken sind.

Bild zeigt Paragraphen-Irrgarten – Thema Buchhaltung am Mac

Auslagern oder selber machen?

Davon, welche Buchführungsart bei Ihnen zum Tragen kommt und welche Vorkenntnisse Sie bereits mitbringen, sollte die Entscheidung abhängig gemacht werden, ob und welche Teile der Buchführung bzw. der Buchführungsvorbereitung Sie selbst machen und was Sie auslagern.

In die Systematik der EÜR können Sie sich – auch wenn Sie keine Buchführungs-Kenntnisse mitbringen – mit etwas Fleiß einarbeiten und so ggf. auch Buchungen selbst erledigen. Sind Sie verpflichtet eine doppelte Buchführung zu erstellen oder möchten Sie dies aufgrund der besseren Auswertungsmöglichkeiten freiwillig tun, steigen die Komplexität Ihrer Buchführung und die damit verbundenen – auch gesetzlichen – Anforderungen enorm.

Auch die dafür nötigen Fähigkeiten können Sie sich natürlich aneignen, allerdings ist der Aufwand dabei ungleich höher. Darüber hinaus steigt die Fehleranfälligkeit. Wir empfehlen daher in diesem Fall die Kern-Tätigkeiten der Buchführung auszulagern und sich selbst auf eine umfassende Vorbereitung zu beschränken – womit Sie den Arbeitsaufwand der eigentlichen Buchführung teilweise deutlich reduzieren können.
Wer unsicher ist, sollte sich beraten lassen. Auch die Autorin dieses Beitrags steht Ihnen dazu gerne zur Verfügung.

Tipp von apfeloffice.de:

Ermitteln Sie, wieviel Zeit Sie benötigen, um Ihre Buchführung selbst zu erledigen. Sind Sie Gründer, kann das am Anfang noch relativ überschaubar sein – trotzdem sollten Sie pro Woche mindestens 2 Zeitstunden dafür kalkulieren. Multiplizieren Sie diese 2 Stunden mit dem Stundensatz, den Sie Ihren Kunden berechnen.

Auf den Monat hochgerechnet (= multipliziert mit 4,33 für die durchschnittliche Wochenzahl je Monat) ergibt sich so Ihr „Budget“ für einen externen Dienstleister.

Beispiel: Ihr Stundenlohn beträgt 60 EUR.

Sie haben dann wöchentlich 120 EUR Opportunitätskosten für Ihre Buchhaltung, monatlich ergibt sich ein Budget für einen externen Dienstleister von 519,60 EUR.

Wer bei diesem Betrag Panik bekommt sei beruhigt. Oftmals ist eine ausgelagerte Buchhaltung mit dem Ziel der EÜR wesentlich günstiger einzukaufen. Dafür haben Sie jedoch mehr Zeit, die Sie Ihren Kunden verkaufen können – eine Auslagerung kann sich also schnell lohnen. Wer mit einem Selbstkosten-Stundensatz kalkuliert, hat sogar noch schneller einen Break Even.

In den nächsten Artikeln werden wir Ihnen diese Vorbereitungsmöglichkeiten der Reihe nach vorstellen, bevor wir in späteren Artikeln dazu übergehen werden, einfache Buchungssystematiken für die EÜR zu erklären.

Als Nächstes beginnen wir im kommenden Artikel mit dem Punkt „Reisekosten“. Bleiben Sie am Ball!

Text & Inhalt: Marion Orthmann, Geschäftsführung fidelus GmbH & Co. KG, Marie-Curie-Str. 1, 26129 Oldenburg. Bilder: Marion Orthmann / Anonyme Fotografen von pixabay.com via Marion Orthmann

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