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Methoden im digitalen Alltag. Bild: unsplash/pixabay

Selbstorganisation, Teil 2: Bewährte Techniken und Methoden

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Teil 2: Bewährte Techniken und Methoden für Ihre Selbstorganisation

Im letzten Beitrag habe ich Sie etwas provokant gefragt, ob Sie Ihre Zeit im Griff haben oder Ihre Zeit Sie im Griff hat – und angeregt, eine Woche lang in einem Zeit-Tagebuch zu dokumentieren, welchen Aktivitäten Sie tagsüber nachgehen. Haben Sie es ausprobiert? Falls ja, bin ich mir sicher, dass

Sie interessante Erkenntnisse hatten – so jedenfalls geht es mir immer, wenn ich mal wieder eine Woche lang beobachtet habe, was mit meiner Zeit passiert – und wie sie mich teilweise im Griff hat. 😉

Gastautorin Kathrin Südmeyer

Gastautorin Kathrin Südmeyer

Kathrin Südmeyer arbeitet als freiberufliche Wirtschaftspsychologin mit den Schwerpunkten Karrierecoaching, Eignungsdiagnostik und Gesundheitsförderung für Unternehmen und Privatpersonen. Mehr als 12 Jahre war sie als Recruiterin und Personalentwicklerin in DAX-30-Konzernen tätig. Weitere Informationen finden Sie auf
www.kathrin-suedmeyer.de, besuchen Sie dort auch den Blog mit Tipps und Neuigkeiten rund um die Themen Karriere und Gesundheit.

Heute soll es nun darum gehen, Ihnen Möglichkeiten aufzuzeigen, wie Sie mit bewährten Techniken und Methoden aus der Selbstorganisation noch mehr Struktur in Ihren Tagesablauf bringen können bzw. Ihnen die Techniken nochmals vor Augen zu führen, falls Sie sie schon einmal kennengelernt haben. Die meisten sind uns allen bestimmt schon mal über den Weg gelaufen, sind sie doch teilweise entlehnt aus dem Zeitmanagement.
Im Folgenden möchte ich Ihnen das Eisenhower-Prinzip, die ALPEN-Methode, das Pareto-Prinzip und die Methode Getting Things Done kurz und knackig vorstellen und dabei jeweils die 3 Fragen beantworten:

  • Worum geht es?
  • Was bringt es?
  • Was könnte gegen einen Einsatz sprechen?

 

Das Eisenhower-Prinzip

Worum geht es?

Im Zentrum des Eisenhower-Prinzips stehen Wichtigkeit und Dringlichkeit von Aufgaben, die entsprechend in 4 Bereiche eingeteilt werden, wie die folgende Grafik veranschaulicht:

Eisenhower-Prinzip: Wichtigkeit und Dringlichkeit. (K. Südmeyer)

Eisenhower-Prinzip: Wichtigkeit und Dringlichkeit. (K. Südmeyer)

Die A-Aufgaben sind sowohl dringend und wichtig und sollten sofort erledigt werden. Die B-Aufgaben sind wichtig, müssen aber nicht sofort erledigt werden, sondern ihre Erledigung kann auch terminiert werden. Die C-Aufgaben sind dringend, können aber auch delegiert werden, da es nicht so wichtig ist, sie selber zu erledigen. In den Papierkorb wandert, was weder dringend noch wichtig ist.

Was bringt es?

Die Einteilung aller anfallenden Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip verschafft einen systematischen Überblick darüber, wo es „brennt“ und wo Sie entsprechend schnell agieren müssen – oder auch nicht. Sie verschaffen sich mittels dieser Einteilung eine gute Grundlage für Ihre Tagesplanung und können sich besser fokussieren. Natürlich sind auch Freiräume möglich! Ich nutze beispielsweise zwischendurch immer wieder eigentliche „Papierkorb-Aufgaben“, um mich für bestimmte Erledigungen zu belohnen, um kreativ zu sein und mir eine Pause zu gönnen. Ich finde, so etwas darf bei stringenten Techniken dann auch ruhig mal sein!

Was könnte gegen einen Einsatz sprechen?

Wie immer finde ich kommt es darauf an, ob einem eine Technik liegt oder nicht. Nur wenn man vom Einsatz und Nutzen überzeugt ist, besteht die Chance, dass sie sich etabliert und man langfristig gut damit fährt. Beim Eisenhower-Prinzip kann eventuell der Zeitaufwand für die Einteilung gegen die Methode sprechen – ich persönlich bin der Meinung, dass der Nutzen diesen möglichen Nachteil überwiegt, aber das ist wie immer subjektiv.

Die ALPEN-Methode

Worum geht es?

Was haben ‚ALPEN‘ mit dem Thema Selbstorganisation zu tun? Eine weitere Möglichkeit, seine Aufgaben zu strukturieren und fokussiert durch den Tag zu gehen:

A –    Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben

–    Länge (Dauer) der Aktivitäten schätzen

–    Pufferzeiten reservieren

–    Entscheidungen treffen (Prioritäten, Kürzen, Delegation)

–    Nachkontrolle (Unerledigtes übertragen)

Tisch und Notizen. Via Pixabay

Was bringt es?

Mit der ALPEN-Methode kann man seinen Tag sehr gut takten, man hat Pufferzeiten eingebaut für Unvorhergesehenes und lässt abends den Tag Revue passieren, um Aufgaben, die noch nicht erledigt sind, auf den Folgetag zu übertragen. So hat man abends garantiert Erfolgserlebnisse bzw. auch schon für den Folgetag das Wesentliche im Blick und schützt sich vor Verzettelung.

Und diese Klarheit lässt einen gut in den Feierabend gehen, da man „alles im Griff hat“, auch wenn Dinge noch nicht erledigt sind bzw. noch nicht erledigt werden konnten.

Was könnte gegen einen Einsatz sprechen?

Auch diese Technik macht natürlich Arbeit und liegt einem entweder oder nicht. Meines Erachtens machen die Vorteile diesen Aufwand allemal wett, doch das ist natürlich wieder eine subjektive Sichtweise 😉

Das Pareto-Prinzip

Worum geht es?

Eigentlich keine richtige Technik, sondern vielmehr eine Betrachtungsweise. Sie besagt:

20% der richtig eingesetzten Zeit und Energie erbringen 80% der Ergebnisse!
… und für die restlichen 20% der Ergebnisse benötigt man 80% der Zeit!

Bloggen-mit-Uhr. Via Pixabay

Was bringt es?

Kennen Sie das auch? Eine Aufgabe ist so gut wie erledigt, doch den letzten Schliff und Pfiff will man unbedingt noch einbauen. Ich kenne das zum Beispiel von Präsentationen: Die Folien stehen soweit und gefallen mir auch, doch an der ein oder anderen Stelle will ich unbedingt noch etwas optimieren. Nach dem Pareto-Prinzip müsste ich hierfür aber ungeheuer viel zusätzlichen Einsatz zeigen – Zeit, die in keinem Verhältnis steht zum Endergebnis und Nutzen für den Betrachter der Präsentation. Daher kann es immer wieder sinnvoll sein, sich im Arbeitsalltag die Bedeutung des Pareto-Prinzips vor Augen zu führen und sich zu fragen:

  • Bei welchen Aufgaben erreiche ich schon in 20% der Zeit 80% der Ergebnisse?
  • Bei welchen Aufgaben erreiche ich in 80% der Zeit nur 20% der Ergebnisse?

Was könnte gegen einen Einsatz sprechen?

Bei manchen Aufgaben erscheint es (subjektiv) wichtig, sich nicht strikt nach dem Pareto-Prinzip zu verhalten, zum Beispiel wenn eine bestimmte Zielgruppe angesprochen werden soll und auf keinen Fall Fehler gemacht werden dürfen (wie z. B. bei einer Präsentation). So ist dann das Abwägen wichtig, ob der Mehraufwand wirklich gerechtfertigt ist und man dafür bei anderen Aufgaben weniger Energie einsetzt – oder eben den Arbeitstag verlängert, sollte man nicht rechtzeitig fertig werden.

Getting Things Done (kurz: GTD)

Worum geht es?

Mit seiner Methode Getting Things Done will David Allen es Personen ermöglichen, ihren kompletten Alltag systematisch zu erfassen, und zwar in einem Verwaltungssystem „außerhalb des Kopfes“, sodass keine Aufgabe vergessen werden kann. Die entscheidenden GTD-Grundsätze sind demnach:

Sammeln Sie alle Tätigkeiten, die erledigt werden müssen, in einem logischen und vertrauenswürdigen System außerhalb Ihres Kopfes.

Entscheiden Sie diszipliniert über jeglichen Input, den Sie in Ihr Leben lassen, damit Sie immer wissen, was der nächste Schritt ist.

Zunächst werden alle unerledigten Tätigkeiten, Ziele, Verpflichtungen etc. erfasst und die jeweils nächsten machbaren Schritte definiert: Ist es Müll? Gibt es Handlungsbedarf? Kann ich es sofort erledigen? Kann ich es später erledigen? Kann ich es delegieren? (Kommt Ihnen das übrigens bekannt vor?)

Macbook und Brille. Via Pixabay

Dabei wird unterschieden zwischen Aufgaben, die auf Listen festgehalten werden und Terminen, die im Kalender eingetragen werden. Besteht eine zu erledigende Sache aus mehr als zwei Tätigkeiten, handelt es sich bei GTD um ein Projekt.

Die Pflege des Systems erfolgt mittels einer wöchentlichen Durchsicht. Hier werden die Termine des Kalenders geprüft, Erinnerungen in den Kalender geschrieben, der Fortschritt der Projekte/Aufgaben begutachtet, und neue notwendige Tätigkeiten werden in das System eingepflegt. Ganz wichtig ist bei GTD die Einhaltung der Zweiminutenregel: Alles, was sich innerhalb von zwei Minuten erledigen lässt, sollte sofort erledigt werden. Denn eine so kleine Erledigung aufzuschreiben und eine Entscheidung zu treffen, wann sie wie erledigt werden soll, würde auch mindestens zwei Minuten dauern.

Was bringt es?

GTD hilft beim Erinnern zum richtigen Zeitpunkt und schafft Platz im Kopf für das Wesentliche und die Erledigung der definierten Aktivitäten. Das Aufschreiben und Organisieren kostet anfangs, wie bei den anderen vorgestellten Methoden, natürlich Zeit. Aber mit der gewonnenen Routine entlastet Sie Ihr Gehirn, denn Sie merken, dass Sie sich auf die externe Erinnerungshilfe verlassen können und nichts vergessen wird.

Was könnte gegen einen Einsatz sprechen?

Gerade zu Beginn benötigt man oft einige Anläufe, bevor die GTD-Prozesse zur Routine werden. Zudem könnte es passieren, dass man vor lauter Implementierung die eigentliche Arbeit vergisst. Und natürlich gilt auch hier wieder: Das System und die Vorgehensweise müssen Ihnen liegen und Spaß bringen, sonst sind Sie eher Zeitverschwendung als Entlastung!

Stift und Block. Via Pixabay

Hat Sie eine der vorgestellten Selbstorganisations-Techniken angesprochen oder zum (ggf. erneuten) Ausprobieren inspiriert? Die Entscheidung für eine bestimmte Technik oder Methode zur Selbstorganisation hängt sehr von der persönlichen „Passung“ ab. Wenn ich mich mit einer bestimmten Methode tagtäglich abmühe und meine Laune dadurch drastisch absinkt, ist solch ein Einsatz wirklich eher kontraproduktiv. Daher lautet das Motto meiner Meinung nach

Ausprobieren, für sich das Passende auswählen, in den Alltag integrieren – und bei Bedarf verändern oder ersetzen, oder durch ein paar kreative Ansätze auflockern!

Welche das sein können, erfahren Sie in Teil 3 unserer Serie! Bis dahin wünsche ich Ihnen eine gute Zeit und viel Spaß beim Ausprobieren einer Technik! 😉

Text: Kathrin Südmeyer. Bilder: Kathrin Südmeyer / Public Domain via Pixabay)

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