Mac, iPad & iPhone für Selbstständige und Unternehmen

Methoden im digitalen Alltag. Bild: unsplash/pixabay

Selbstorganisation, Teil 4: Lösungen & Apps für Mac, iPad & iPhone

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Lösungen für Organisation und Produktivität an Mac & iPhone

Nachdem wir in Teil 2 verschiedenen Techniken und Methoden und in Teil 3 kreative Ansätze für die Selbstorganisation betrachtet haben, richten wir heute zum Abschluss der 4-teiligen Serie den Fokus auf elektronische Lösungen.

Gastautorin Kathrin Südmeyer

Gastautorin Kathrin Südmeyer

Kathrin Südmeyer arbeitet als freiberufliche Wirtschaftspsychologin mit den Schwerpunkten Karrierecoaching, Eignungsdiagnostik und Gesundheitsförderung für Unternehmen und Privatpersonen. Mehr als 12 Jahre war sie als Recruiterin und Personalentwicklerin in DAX-30-Konzernen tätig. Weitere Informationen finden Sie auf
www.kathrin-suedmeyer.de, besuchen Sie dort auch den Blog mit Tipps und Neuigkeiten rund um die Themen Karriere und Gesundheit.

Im digitalen Alltag gibt es natürlich vielfältige und verschiedenste Formate, die man zur Verbesserung der Selbstorganisation nutzen kann. Eine kleine Auswahl soll heute beleuchtet werden – wie gewohnt kurz und knackig und mehr als Inspiration und Impuls und weniger als allumfassende Einführung in die Materie gedacht. Denn gerade bei den elektronischen Lösungen gilt es, das für den individuellen Bedarf am besten geeignete Tool herauszufinden. Manchmal ist das einfach nur eine Sache des Designs und der Handhabbarkeit.

Alle Lösungen haben, wie ihre analogen Vorbilder, eines gemeinsam: Ohne die Eigenverpflichtung („Commitment“) zur konsequenten Nutzung können sie dem Anwender nicht die benötigte Unterstützung bieten.

Daher unser Tipp:

Probieren Sie verschiedene Mac- & iPhone-Apps aus – gerade auch im Team – und bewerten Sie Ihre Erfahrungen nach der Testphase auch wieder gemeinsam bevor Sie einen Kauf tätigen. Achten Sie auch darauf, ob und wenn ja in welcher Form Sie ggf. gewonnene Daten in anderen Programmen weiterverarbeiten müssen.

Nachfolgend unsere Vorschläge für Tools, die Sie unbedingt testen sollten. Wir haben drei Sparten ausgewählt:

  • Kleine, praktische Helfer für Mac & iPhone sind spezielle Tools für spezielle Aufgaben.
  • Professionelle Tools für OS X oder iOS sollten Sie sich anschauen, wenn Sie mehr Möglichkeiten und/oder Schnittstellen in der täglichen Arbeit benötigen.
  • Tools zur Organisation im Team benötigen Sie, wenn sich mehrere Nutzer mit Mac, iPad oder iPhone permanent abstimmen müssen.

Kleine, praktische Helfer

Wunderlist

Wunderlist To-Do-Listen für Mac OS X und iOS.

Wunderlist To-Do-Listen für Mac OS X und iOS.

Wunderlist ist eine klassische und kostenlose Aufgaben- und Notizenverwaltung mit sehr großem Funktionsumfang. Angenehm ist, dass man ohne Voreinstellung allein durch Lostippen Aufgaben erstellen kann. Bereits in der kostenlosen Variante lassen sich einzelne ToDo-Listen an andere Nutzer freigeben. Wunderlist kann auch im Team genutzt werden – allerdings nur in der kostenpflichtigen Version. Praktisch keine Einarbeitungszeit – ein „No-Brainer“! Wunderlist im Mac App Store

Todoist

ToDoist Bildschirm. Quelle: todoist.com

ToDoist Bildschirm. Quelle: todoist.com

Bei Todoist handelt es sich um eine projektorientierte To-do-Liste – jede Aufgabe gehört zu einem Projekt. Das Design ist wirklich gelungen, und bei Erwerb der Premiumversion werden weitere Funktionen freigeschaltet. Todoist im Mac App Store

Trello

Organisation mit Troll. Quelle: trello.com

Organisation mit Troll. Quelle: trello.com

Eine originelle und vor allem intuitive Art der Aufgabenverwaltung bietet Trello. Hier gibt es verschiedene Whiteboards, an die man seine Aufgaben heften kann. Geht auch als Collaboration-Tool durch, leider nur auf Englisch. App für Trello im Mac App Store

Evernote

Evernote auf dem Mac

Evernote auf dem Mac

Ein virtuelles Notizbuch – Notizen, Dokumente und Fotos können durch die Anwendung Evernote gesammelt, geordnet und geteilt werden. Mittlerweile nicht mehr nur ein „kleiner“ Helfer, ist die Bedienung auch nicht mehr ganz so intuitiv. Erfreut sich aber einer großen Benutzergemeinde.
Evernote im App Store

Things 2

Things 2 auf dem Mac

Things 2 auf dem Mac

Things baut den ToDo-Listen Ansatz zur kleinen Projektverwaltung aus. Durch die Verschlagwortung der Aufgaben mit Tags sind vielfältige Filter- und Verknüpfungsmöglichkeiten gegeben. Things ordnet sich keiner bestimmten Organisationmethode unter, kann aber zur Umsetzung des Getting Things Done (GTD)-Ansatzes verwendet werden. Things 2 im Mac App Store

Inbox Classic

Inbox Classic auf dem Mac

Inbox Classic auf dem Mac

Schon etwas älter aber mit seinem konsequenten Ansatz immer noch empfehlenswert ist Inbox Classic. Hier kommt der GTD-Ansatz deutlicher heraus. Die Benutzeroberfläche wirkt etwas altbacken und die Mac App ist nur auf Englisch zu haben; sie erhält auch keine Produktpflege mehr. Trotzdem ist Inbox einen Blick wert, denn es ist konsequent auf Priorisierung und Erledigung von Aufgaben getrimmt. Der Hersteller hat angekündigt, sich auf eine komplett neu programmierte Version für iPad und iPhone zu konzentrieren – wir sind gespannt! Inbox Classic im Mac App Store

Professionelle Tools

Projektmanagement mit Merlin Project

Professionelles Projektmanagement auf dem Mac mit Merlin Project

Professionelles Projektmanagement auf dem Mac mit Merlin Project

Merlin Project ist eine professionelle Lösung für echtes Projektmanagement. Vergleichbar zu Microsoft Project für Windows dient Merlin Project nicht (nur) zur Selbstorganisation, sondern im großen Stil zur Planung, Verwaltung und Abwicklung von umfangreichen und länger andauernden Projekten aller Geschmacksrichtungen: vom Hausbau über die Existenzgründung bis hin zum städtischen Ausbau des U-Bahn-Netzes. Merlin Project ist gerade neu auf dem Markt gekommen. Mit Version 4 gibt es wieder eine Server-Version und auch eine vollwertige iOS-App, die sich miteinander synchronisieren. Merlin Project

Integrierte Projektverwaltung mit TOPIX:8

Integrierte Projektverwaltung in TOPIX:8 auf dem Mac

Integrierte Projektverwaltung in TOPIX:8 auf dem Mac

Wer eine integrierte Lösung den einzeln erhältlichen Spezialisten vorzieht, sollte sich die Projektverwaltung innerhalb der TOPIX:8-Lösung für Enterprise Ressource Planning (ERP) anschauen. Weniger auf die Planung oder Abläufe als mehr auf die Verwaltung und das Controlling abgestimmte Tools stehen zur Verfügung. Der Vorteil der integrierten Lösung ist, dass die gewonnen Daten in der Buchhaltung, der Kontaktverwaltung oder anderen Bereichen ohne Konvertierungen etc. zur Verfügung stehen. TOPIX:8

Aufgabenverwaltung über das Kundenmanagement mit Daylite

Daylite mit Time&Budget Plugin

Daylite mit Time&Budget Plugin

Ansatz von Daylite ist es, über die Kontaktverwaltung (CRM) kleinere Projekte zu definieren. Damit stehen die Projekt-Teilnehmer im Vordergrund und es können leicht z.B. Teams definiert oder kleinere Aufgaben delegiert werden. Für Daylite stehen einige Erweiterungen zur Verfügung, die z.B. zur Auswertung der gemeinsamen Aufgaben oder der aufgewendeten Zeit Informationen liefern wie z.B. das Time&Budget-Plugin. Daylite

Papierloses Büro mit DEVONthink Pro Office

Produktiv durch strukturierte Ablage mit DEVONthink Pro

Produktiv durch strukturierte Ablage mit DEVONthink Pro

Die Apps aus der DEVONthink-Reihe schicken sich an, das seit den 1960er-Jahren kolportierte papierlose Büro endlich konsequent umzusetzen. Für den Mac gibt es nichts vergleichbares; DEVONthink setzt bei der Selbst-Organisation konsequent auf den Ordnungs-Effekt und hilft beim Suchen, Finden und Sortieren in der Recherche oder Vorbereitungs-Phase von Projekten. Durch die Omnipräsenz der Lösung in Browsern, Desktop(s) und Kontextmenüs wird die Stolperfalle „Commitment“ geschickt umgangen. DEVONthink

Tools zur Organisation im Team / Kollaboration

Dropbox, iCloud und OneDrive

Cloud-Speicherlösungen für Mac & iOS: iCloud Drive, Microsoft OneDrive und Dropbox

Cloud-Speicherlösungen für Mac & iOS: iCloud Drive, Microsoft OneDrive und Dropbox

Klasse zum Speichern und Teilen von beliebigen Dokumenten! Als Online-Festplatte synchronisieren sich die Dienste mit einem bestimmten Ordner auf Ihrer Festplatte am Mac. Sobald Sie dort beispielsweise ein Foto speichern und online sind, wird das Foto auch im Internet bzw. auf allen Geräten auf denen Dropbox installiert ist, gesichert. Viele Apps aus dem Mac App Store nutzen iCloud oder bieten Dropbox-Unterstützung an. Für Nutzer von Microsoft Office für Mac ist OneDrive ideal, zumal es auch bei MS Office für iPad bzw. iPhone integriert ist. Alle drei Dienste bieten kostenfreie Grund-Gigabytes und verschiedene Aufpreis pflichtige Premium-Optionen. OneDrive App, Dropbox App (iPhone), iCloud

Doodle

Terminabstimmung in der Cloud mit Mac, iPad oder iPhone über Doodle. Quelle: doodle.com

Terminabstimmung in der Cloud mit Mac, iPad oder iPhone über Doodle. Quelle: doodle.com

… und schließlich noch ein tolles und inzwischen sehr verbreitetes Tool für Terminumfragen: Doodle! Es funktioniert einfach und zeitsparend: Sie geben verschiedenen Terminoptionen an, Doodle erstellt eine Tabelle, die Sie dann an die anderen Teilnehmer schicken, die wiederum aus den Terminoptionen die für sie passenden anklicken. Jeder kann verfolgen, auf welchen Termin es hinauslaufen könnte, man kann Veränderungen vornehmen und auch Kommentare einfügen. In der Grundversion kostenlos. Siehe: doodle.com

Wir hoffen, Sie konnten aus unserer kleinen Serie ein paar nützliche Infos mitnehmen und wünschen viel Erfolg beim Finden Ihrer Wunschlösung zur Organisation Ihres digitalen Arbeitsalltags mit Mac, iPad & iPhone.

Text: Kathrin Südmeyer. Bilder: Kathrin Südmeyer / Public Domain via Pixabay / apfeloffice.de / trello.com / dropbox.com / todoist.com)

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