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ZUGFeRD Rechnung am Mac oder PC – automatischer Rechnungsimport stellt korrekte Daten sicher

ZUGFeRD Rechnung am Mac oder PC erstellen, empfangen, buchen

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Grundlagen: Elektronische Rechnung – Ein Leitfaden für Unternehmer.

ZUGFeRD Rechnung am Mac oder PC erstellen, empfangen, buchen

 

Elektronische Rechnungen am Mac verarbeiten mit ZUGFeRD und TOPIX

 

Allgemeines über Rechnungen

Eine ordnungsgemäße Rechnung, die allen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) entspricht, muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Unabhängig vom Medium, auf dem Sie vom Rechnungssteller zum Rechnungsempfänger übertragen wird, stellt sie ein Dokument dar, das rechtliche und steuerliche Relevanz besitzt. Rechnungen müssen daher von Unternehme(r)n 10 Jahre aufbewahrt werden.

Das gehört in eine ordnungsgemäße Rechnung

Vom inhaltlichen Aufbau her sind bestimmte Angaben im Rechnungsdokument Pflicht. So müssen

  • vollständige Angaben zum Aussteller
  • vollständige Angaben zum Empfänger
  • ausgewiesene Umsatz- (USt.) bzw. Mehrwert-Steuer (MwSt.)
  • Datum
  • eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
  • Steuernummer
  • Steuersatz 19 % oder 7 %
  • Art und Menge der angerechneten Leistungen
  • Angaben zum Zeitpunkt der Leistung
  • Zahlungsanweisungen oder -vereinbarungen
  • für Privatempfänger weitere rechtlich relevante Angaben

zwingend in einer Rechnung enthalten sein. (Quelle: Wikipedia)

Info: Die Pflicht zur Überprüfung der Richtigkeit aller Angaben auf der Rechnung liegt beim Rechnungsempfänger! Ihm geht auch der Anspruch verloren, z.B. Steuerabzug geltend zu machen, wenn die Rechnung nicht ordnungsgemäß ist.

So muss ein Unternehmer eine Rechnung behandeln

Unternehmer müssen Rechnungsdokumente nach den Regeln der ordnungsgemäßen Buchführung behandeln. Bei einer Betriebsprüfung muss für das Finanzamt jederzeit der Geschäftsfall, der die Rechnung ausgelöst hat, lückenlos nachvollziehbar sein. Das auch noch 10 Jahre nach der letzten Bilanz (etwa bei einer GmbH), wodurch Aufbewahrungszeiten von 12 bis 14 Jahren keine Besonderheit sind.

Vereinfacht ausgedrückt muss eine Rechnung

  • im Original
  • unverändert
    • bei notwendigen Änderungen zusätzlich mit entsprechender Dokumentation inkl. aller zugehörigen Dokumente zwecks Nachvollziehbarkeit
  • 10 Jahre und länger

aufbewahrt werden.

Warum ist das so?

Hintergrund ist neben einem genormten Ablauf vor allem die Eindämmung von Manipulationsmöglichkeiten. Daher wird neben der Plausibilität (1 Packung Kaugummi für 17.000 EUR?) eben besonderer Wert auf die nachweisliche Unveränderlichkeit gelegt.

Was ist besonders an elektronischen Rechnungen?

Elektronische Rechnungen stellen für den Unternehmer eine enorme Erleichterung im Arbeitsalltag dar. Gleichfalls erlauben Sie sehr schlanke Kosten für den Rechnungsversand. Aber sie bieten potentiell auch mehr Möglichkeiten zur Manipulation und Verschleierung.

Einfache Fragestellungen wie

  • was ist das Original einer elektronischen Datei?
  • wann gilt eine Datei als verändert?
  • wie stelle ich sicher, dass ich bei dem hohen Tempo der technischen Entwicklungen meine Datei noch in 10 Jahren öffnen kann?
  • wie archiviere ich elektronische Dokumente richtig?

haben Unternehmer, Software-Hersteller und den Gesetzgeber lange beschäftigt.

Elektronische Rechnungen und die GoBD

Glücklicherweise ist der Gesetzgeber im Jahr 2015 mit der Einführung der GoBD (Eselsbrücke: Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung – Digital) mit seinen Regeln dem alltäglichen Nutzungsverhalten in deutschen Unternehmen entgegengekommen. Für den Unternehmer bringen die GoBD mehr Klarheit und ein Stück Rechtssicherheit im Umgang mit elektronischen Rechnungen, wenn er sie denn einhält.

Die Einhaltung selbst ist allerdings auch nicht trivial. Um Unternehmen und Software-Herstellern einen angemessenen Übergang zu ermöglichen, wurde die Einhaltung der GoBD bis 2017 auch nicht aktiv in Betriebsprüfungen abgefragt.

Seit diesem Jahr ist jedoch die Schonfrist vorbei und Unternehmer, die Rechnungen auf elektronischem Wege versenden oder erhalten, sollten einen GoBD-tauglichen Prozess vorweisen können.

 

Welche Arten bzw. Formen von elektronischen Rechnungen gibt es?

Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, wie eine Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. Zu unterscheidende Merkmale sind der Übertragungsweg und das Dokumentenformat.

Die gebräuchlichsten Formen der Übertragung sind

  • E-Mail
  • elektronisches Fax von Computer / Server
  • Download
  • EDI-Verfahren

An Dokumentformaten sind verbreitet

  • E-Mail
  • Textdokumente wie DOC, RTF
  • Web-Formate wie HTML
  • Bildformate wie JPG oder PNG
  • Kombiformate wie PDF

E-Mail kommt sowohl als Dokumentformat – der Textinhalt der E-Mail stellt hier die Rechnung dar – als auch als Übertragungsweg vor. Dann ist der E-Mail ein Rechnungsdokument in einem anderen Format angehängt und die Mail transportiert lediglich die Rechnung.

Das PDF dürfte sich durch seine positiven Gesamteigenschaften aus Darstellungsqualität, Kompatibilität, Dokumentgröße sowie Weiterverarbeitung der größten Verbreitung erfreuen.

Was ist der ZUGFeRD-Standard für elektronische Rechnungen?

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland und ist ein von dem namensgebenden Forum entwickeltes Rechnungsformat. Es kombiniert das PDF- sowie das XML-Format.

Der PDF-Teil ist vorwiegend für Darstellung am Bildschirm und im Druck sowie für die einfache Weitergabe zuständig. Dagegen liegen die Rechnungsdaten im eingebetteten XML-Format derart aufbereitet bei, sodass kompatible Buchhaltungsprogramme diese direkt einlesen und weiterverarbeiten können.

ZUGFeRD-Schema. Quelle: TOPIX AG.

ZUGFeRD-Schema. Quelle: TOPIX AG.

Wer kein ZUGFeRD-kompatibles Buchhaltungsprogramm besitzt, kann aus dem PDF wie bisher auch alle notwendigen Angaben zum Einbuchen der Rechnung entnehmen.

Bitkom hat ein schönes Video zum Aufbau des ZUGFeRD-Rechnungsstandards erstellt:

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und normalem Rechnungs-Versand als PDF?

Wer eine Rechnung per E-Mail im PDF-Format erhält, wird auf den ersten Blick keinen Unterschied feststellen. In der Vorschau (auf dem Mac) oder Acrobat Reader (Windows) geöffnet, wird ein gewohntes Schreiben mit Briefkopf und den notwendigen Angaben aus der Rechnung (s.o.) angezeigt.

Ohne ZUGFeRD-fähige Buchhaltungs-Software bleibt es auch dabei: Der Buchhalter muss die Angaben aus dem PDF kopieren oder abtippen und so in seine Buchhaltung übernehmen. Der XML-Anhang mit den strukturierten Rechnungsdaten bleibt verborgen bzw. ungenutzt.

Mit ZUGFeRD bleibt der aufwendige und grundsätzlich fehleranfällige Schritt der manuellen Datenübernahme aus. Durch den Import über die ZUGFeRD-Schnittstelle werden die Rechnungsdaten aus dem XML-Anhang in die Buchhaltung eingelesen. Der Buchhalter erhält dadurch eine fertige Buchung mit Text, Betrag, Datum usw., die er nur noch dem entsprechenden Buchungskonto zuweisen und ggf. bestätigen muss.

Wie erstelle ich eine ZUGFeRD Rechnung am Mac oder PC?

Am Beispiel der ERP-Software TOPIX:8 wollen wir hier kurz erläutern, wie die Abläufe beim Erstellen / Versenden bzw. beim Rechnungseingang mit ZUGFeRD-Rechnungen aussehen. Nach unseren Informationen ist TOPIX:8 derzeit (Stand: Sommer 2017) die einzige Software, die den ZUGFeRD-Standard auf dem Mac konsequent und vollständig integriert hat.

Eine ZUGFeRD Rechnung am Mac oder PC wird zunächst einmal genauso erstellt, wie es der Anwender der jeweiligen Rechnungssoftware gewohnt ist.

  • Kunde, Produkte, Leistungen, Rabatte usw. werden ausgewählt und fakturiert
  • die Rechnung wird gespeichert, damit automatisch die Rechnungsnummer und Datum festgeschrieben werden
ZUGFeRD Rechnung am Mac Eine Rechnung wird in der Buchhaltung erstellt.

Eine Rechnung wird in der Buchhaltung ohne besondere Einstellungen erstellt.

Nachdem die Rechnung fertig erstellt ist, erfolgt der Rechnungsversand. Anstatt die Rechnung zu drucken und per Post zu verschicken, oder ein herkömmliches Druck-PDF per E-Mail zu versenden, wird die ZUGFeRD-Funktion gewählt.

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Die Buchhaltungssoftware bestätigt den erfolgreichen Export der ZUGFeRD-Rechnung am Mac

Die Buchhaltungssoftware bestätigt den erfolgreichen Export der ZUGFeRD-Rechnung

In unserem Beispiel erstellen wir nun mit TOPIX:8 eine ZUGFeRD Rechnung am Mac oder PC, die zwar ebenfalls die Endung .pdf verwendet. Zusätzlich enthält die Datei aber die strukturierten Rechnungsdaten in der eingebetteten XML-Datei. Das war’s schon.

Die so erstellte ZUGFeRD Rechnung kann nun wiederum per E-Mail oder Webdownload dem Rechnungsempfänger zugestellt werden.

Auf den ersten Blick sieht die ZUGFeRD-Rechnung wie ein normales PDF-Dokument aus. Allerdings ist ein XML-Dokument mit den Rechnungsdaten angehängt (links im Bild)

Auf den ersten Blick sieht die ZUGFeRD-Rechnung wie ein normales PDF-Dokument aus. Allerdings ist ein XML-Dokument mit den Rechnungsdaten angehängt (links im Bild unter „Anlagen“)

Rechnungseingang: Wie buche ich eine ZUGFeRD Rechnung am Mac oder PC?

Für den Empfang und das Buchen einer ZUGFeRD Rechnung am Mac oder PC wird – wie oben bereits beschrieben – grundsätzlich keine spezielle, ZUGFeRD-kompatible Software benötigt, da das PDF auch herkömmlich per Hand bearbeitet werden kann.

Freude am ZUGFeRD-Format kommt aber natürlich erst mit einer kompatiblen Buchhaltungs-Software auf. Damit kann der Anwender nämlich beim Rechnungs-Import von den Vorteilen profitieren.

Manueller Import einer ZUGFeRD Rechnung am Mac

Wir zeigen am Beispiel des Mac ERP TOPIX:8, wie der manuelle Import einer Eingangsrechnung aussieht.

Angenommen, man hat eine Rechnung per E-Mail erhalten und auf dem Mac gespeichert. Von der Buchhaltungs-Software aus, stößt man nun den Rechnungsimport an und wählt das Rechnungs-PDF aus.

Import einer ZUGFeRD Rechnung am Mac mit einem Klick

Import einer ZUGFeRD Rechnung am Mac mit einem Klick

Beim ZUGFeRD-Import werden alle mitgelieferten Rechnungsdaten ausgelesen und korrekt in eine Buchung übernommen.

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Zusätzlich sind der Buchung sowohl das Rechnungs-PDF als auch die ausgelesene XML-Datei angehängt. Damit wäre dann auch zumindest ein Stück weit die Archivierungspflicht gemäß GoBD erfüllt. Wir würden zur Absicherung die zusätzliche Archivierung der E-Mail empfehlen, um den kompletten Hergang des Geschäftsfalles lückenlos zu dokumentieren.

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Die offensichtlichen Vorteile gegenüber der manuellen Eingabe der Rechnungsdaten liegt offensichtlich in der fehlerfreien Übernahme der überlassenen Rechnung in die Buchhaltung des Empfängers.

ZUGFeRD Rechnung am Mac oder PC – automatischer Rechnungsimport stellt korrekte Daten sicher

Schaubild: Die ZUGFeRD Rechnung am Mac oder PC – automatischer Rechnungsimport stellt korrekte Daten sicher

Auch das Einbuchen einer eingehenden ZUGFeRD Rechnung am Mac ist also keine große Hexerei – wenn die eigene Buchhaltungs-Software den Standard unterstützt.

Ist eine Komponente für den Zahlungsverkehr in der Software vorhanden, kann aufgrund der übermittelten Daten die Rechnung sogar direkt bezahlt werden.

Automatischer Import einer ZUGFeRD Rechnung am Mac

Richtig komfortabel wird es, wenn man den automatischen Import nutzt. Damit lädt TOPIX jede neue ZUGFeRD Rechnung am Mac über den E-Mail Abruf der Software direkt ins Programm. Anschließend legt es eine Eingangsrechnung in der Buchhaltung an.

Der ZUGFeRD-Import bedingt, dass Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Bestell-Nr., Bestell-Datum, Zahlungskonditionen, Rabatte und Versandkosten ohne manuelles Eingreifen an den richtigen Stellen der Buchung landen.

Im Ergebnis erhält man eine fertige Eingangsrechnung im Programm, wie oben bereits gezeigt.

Fazit

Das ZUGFeRD-Format wird in den kommenden Jahren zunehmend an Bedeutung gewinnen und eine frühzeitige Beschäftigung mit dem Thema ist jedem Unternehmer anzuraten. Wie unser Beispiel zeigt, ist der Umgang mit einer ZUGFeRD Rechnung am Mac heute schon komfortabel möglich.

Durch die Einhaltung der Vorgaben für elektronische Rechnungen bzw. der GoBD kommt neben dem Komfort der Automatisierung auch ein Stück Rechtssicherheit dazu. Auch das kann jedem Unternehmer nur Recht sein. Mit der plattform-unabhängigen Struktur profitieren auch Apple-Anwender mit ihrem Mac von diesen Vorteilen, unabhängig davon ob ihre Lieferanten bzw. Kunden ebenfalls am Mac oder lieber am PC arbeiten.

 

Wir bedanken uns herzlich bei der TOPIX AG, die uns für diesen Beitrag freundlicherweise Bildschirmfotos mit Beispieldaten zur Verfügung gestellt hat.

Quellen: TOPIX AG

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