Mac, iPad & iPhone für Selbstständige und Unternehmen

Omnifocus Icon. Quelle: Mac App Store / www.omnigroup.com

Omnifocus 2 im Test: ToDo-Software für produktives Arbeiten am Mac

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Omnifocus gehört zu den beliebtesten Organisationsprogrammen in der Mac Welt. Grafisch übersichtlich lassen sich Aufgaben effektiv und effizient organisieren. Ein besonderes Kennzeichen ist die nahtlose Zusammenarbeit mit anderen Apple Geräten. So synchronisiert sich die Datenbank automatisch auf Macs, iPhones oder iPads.

Das neue Gewand

Wer bereits in der Vergangenheit mit Omnifocus gearbeitet hat, muss sich bei der neuen Version auf einen neue grafische Oberfläche einstellen. Hierzu gab es einige kritische Äußerungen von Benutzern. Wir haben jedoch nach einem ausführlichen Test festgestellt, dass die neue visuelle Darstellung ein besseres organisieren als in der alten Version ermöglicht.

Besonders für Neueinsteiger sind die Einstiegshürden, dank der übersichtlicheren Umsetzung, wesentlich geringer. Wo man in der alten Version auf eine Tabellendarstellung gesetzt hat, stellt die Neue einzelne Aufgaben so da, dass die wesentlichen visuell Informationen schneller erfasst werden können.

Darstellung einer Aufgabe in Omnifocus 1

Darstellung einer Aufgabe in Omnifocus 1

Neue Darstellung einer Aufgabe in Omnifocus 2

Neue Darstellung einer Aufgabe in Omnifocus 2

Ein weiterer praktischer Vorteil ist die Darstellung der Sichtungsperspektiven in der linken Sidebar. Hierüber lässt sich schnell in die gewünschte Dimension wechseln und Aufgaben aus den entsprechenden Blickwinkeln betrachten.

Neue Sidebar in Omnifocus 2

Neue Sidebar in Omnifocus 2

Aktuell (Stand 08.10.14) gibt Omnifocus 2 (Mac) nur auf englischer Sprache. Aufgrund der meist selbst erklärenden Elemente, ist dies für englischschwache Personen kein großes Problem.

Funktionen und Logik

Alle Funktionen aufzuführen würde an dieser Stelle den Rahmen sprengen. Für mehr Informationen ist zu empfehlen die Handbücher zu studieren (siehe Dokumentation).

Eingang bzw. Inbox. Hier sammelt man einzelne Aufgaben, die man später organisieren kann und Projekten zuweist. Geistesblitze und spontane Einfälle lassen sich hier schnell vermerken und in ruhigen Minuten eingruppieren.

Projekte. Einzelner Aufgaben ordnet man am besten entsprechenden Projekten zu. Diese lassen sich auch einfach verschachteln. Per Drag and Drop ist dies schnell erledigt. Damit bei einem umfangreichen Aufgabenpool auch Ordnung gewahrt wird, kann man individuelle Ordner anlegen, die der Organisation sehr zuträglich sind.

Kontexte. Kontexte stellen eine sekundäre Zuordnung eine Aufgabe dar. Diese kann man dazu nutzen, um ToDos noch effektiver zu erledigen. Ein kleines Beispiel zum besseren Verständnis:

Wir erstellen eine Einkaufsliste. Hierzu legen wir das Projekt „Einkaufsliste Geburtstagsfeier“ an (Type: Single Actions). Einzelne Listenbestandteile sind: Milch, zwei Kisten Bier, Deckenbeleuchtung, Grill usw. Nun würde sich anbieten, einzelnen Aufgaben einen passenden Kontext zuzuordnen. In diesem Fall ordnen wir einen ortsbezogenen Kontext zu. „Milch“ und „zwei Kisten Bier“ bekommen wir im Supermarkt, also ordnen wir hier jeweils den Kontext „Supermarkt“ zu. „Deckenbeleuchtung“ und einen „Grill“ bekommen wir im Baumarkt, also ordnen wir hier den Kontext „Baumarkt“ zu. Nun haben wir die Möglichkeit Aufgaben in der Dimension Kontexte zu betrachten. Wenn wir also im Baumarkt sind, sehen wir alle referenzierten Aufgaben. Dies funktioniert auch projektübergreifend …  Wir stellen im Baumarkt fest, dass noch weitere Aufgaben aus einem anderen Projekt vermerkt sind, wie zum Beispiel „Dreifachstecker kaufen“. Da wir vor Ort sind, können wir dies auch gleich erledigen.

Vorschau bzw. Forecast. Hat man zu einzelnen Aufgaben oder Projekten ein Datum zur Erledigung gesetzt, so kann man hier die entsprechenden Aufgaben sehen. Die Auflistung erfolgt datumsbezogen und integriert auf Wunsch auch Termine aus dem Apple Kalender.

Markiert bzw. Flagged. Einzelne Aufgaben lassen sich zusätzlich markieren und werden in dieser Liste separat aufgeführt.

Review. Bei einer Vielzahl an Aufgaben ist diese Sektion hilfreich. Hier werden alle unerledigten Aufgaben und Projekte in regelmäßigen Abständen aufgelistet. So kann man sicherstellen, dass nichts unter den Tisch fällt.

Synconisation – Flexibel Organisieren

Die hier vorgestellte App OmniFocus 2 für Mac, gibt es auch für iPhone und iPad. Die komplette Datenbank lässt sich automatisch synchronisieren, so dass man überall den gleichen Datenbestand hat und flexibel seine Aufgaben managen kann. Hierzu bietet der Hersteller Omnigroup einen kostenlosen Server an. Alternativ lässt sich die Synchronisation auch über Webdav realisieren.

Start, Dokumentation und Hilfe

Wir empfehlen zuerst die Testversion, welche 14 Tage lang kostenlos ist zu laden. Diese bekommt man über die Omnigroup Homepage. Bei Gefallen kann man sich die App über den Mac App Store laden und erhält unkompliziert Updates bei Neuerungen.

Die iPhone und iPad Version lässt sich leider nicht testen. Möchte man jedoch auch mobil seine Dinge organisieren und ist mit der Mac Version zufrieden, lohnt sich die Anschaffung.

Fazit von C. Hamberger

Viele Softwarelösungen zur Selbstorganisation hat apps4macs wir in den letzten Jahren ausprobiert. Dabei hat sich herausgestellt, dass Omnifocus meiner Meinung nach das beste Produkt ist. Voraussetzung hierfür jedoch ist, dass man auf Apple-Geräte gesetzt hat: Mac, iPhone & iPad.

 

Dieser Artikel von C. Hamberger wurde zuvor bereits auf apps4macs.de veröffentlicht. apps4macs gehört jetzt zu apfeloffice.de. Screenshots: C. Hamberger

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