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TOPIX WebSolution: Das neue Cockpit

TOPIX WebSolution im Test: Mobile ERP-Lösung für iPad läuft ohne Cloud

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Hands-On-Test: TOPIX WebSolution

Cloud-Software ist in aller Munde: Beinahe alles lässt sich über SaaS- oder Cloud-Services abwickeln, vom CRM über Buchhaltung bis hin zum BackUp findet sich für jeden Geschäftsfall ein Anbieter im Netz. Wie zu lesen ist, verkünden bereits die ersten Retailer, dass die Unternehmenskunden „die Scheu verlieren“, ihre Daten in die Wolke zu schicken.

Aber war da nicht noch was? Ach ja, ein gewisser Herr Snowden machte uns doch jüngst erst eindrucksvoll klar, wie wenig Kontrolle wir im Web über die Sicherheit unserer Identitäten und unserer Daten haben. Und Unternehmensdaten sind ja oft nicht nur eigene Daten: der Unternehmer trägt ja auch die Verantwortung für die ihm überlassenen Daten. Was nun – Web-Komfort oder Sicherheit?

Die TOPIX AG, Hersteller der ERP-Software TOPX:8 für Mac, hat sich dazu ihre eigenen Gedanken gemacht und ein interessantes Hybrid-Konzept entwickelt, das die Vorteile beider Ansätze vereinen soll: Die TOPIX WebSolution. apfeloffice.de hat sich die Business-Lösung für Mac, iPad & Web-Clients einmal näher angesehen.

Die Idee hinter dem Konzept: Alle ERP-Daten liegen auf dem firmeneigenen Server und nicht bei einem (anonymen) Fremdanbieter im Netz. Zugriffskontrolle und Zugänge werden vom eigenen Admin verwaltet. Somit bestimmt der Dateninhaber, wer wann welche Teile der Software nutzen darf und welche Daten er einsehen kann. Gleichzeitig werden plattformunabhängig gleichermaßen Desktop- als auch mobile Clients wie das iPad angebunden, sodass bei relativ geringem Administrationsaufwand ein möglichst hohes Maß an Flexibilität erreicht werden soll.

TOPIX WebSolution Menü Datei

TOPIX WebSolution Menü Datei

Test-Umgebung

Die WebSolution verwendet die Wakanda-Plattform von 4D, die wiederum vollständig auf JavaScript als Skriptsprache setzt. Ein Browser mit schneller JavaScript-Engine ist also von Vorteil und da Apple für seinen OS X-Browser Safari einen bis zu 6-fachen Geschwindigkeitsvorsprung gegenüber der Konkurrenz ausweist, haben wir uns die WebSolution auf dem Mac unter Safari angesehen. Auf dem iPad mit iOS ist Safari ohnehin praktisch der einzige eingesetzte Browser, daher kam auch dort der Apple-Browser zum Einsatz.

Die Datenbank wurde auf einem TOPIX:8-Server bereitgestellt, den wir über das Internet an einer Standard DSL-Leitung mit 50 MBit angesprochen haben. Die Testdatenbank enthielt ca. 35.000 Datensätze, unser Test-Benutzer hatte die aktuell in der TOPIX:8-WebSolution verfügbaren ERP-Module

  • CRM inklusive Kontakte und Kalender,
  • Angebote sowie
  • Aufträge

freigeschaltet.

Ende des Jahres 2015 will der Hersteller auch sein Ticket-System über den Web-Zugang verfügbar machen, um die Support-Lösung des ERP ebenfalls in der WebSolution abzubilden.

TOPIX WebSolution: Angebote

TOPIX WebSolution: Angebote

Interface

Bei TOPIX hat man sich bemüht, den Bestandskunden möglichst wenig Umgewöhnung aufzubürden und daher wurde die bekannte TOPIX:8-Oberfläche im Großen und Ganzen übernommen. Allerdings hat man spezielle Buttons für iPad-Anwender hinzugefügt – nämlich dort wo man am Desktop-Client doppelklicken würde, Safari unter iOS dies aber als Zoom-Befehl interpretieren würde.

Die Optik wirkt insgesamt etwas moderner und gefälliger, was wiederum Neukunden entgegenkommen sollte. Durch die Begrenzung auf den Viewport des Browsers wurden dem ERP auch ein paar der bei Datenbank-basierten Systemen nicht ungewöhnlichen Eigenarten abgewöhnt. So öffnen sich weniger Pop-up-Fenster oder Dialoge wodurch sich über die WebSolution einige Arbeitsschritte mit weniger Klicks erledigen lassen. Das ist ein echter Gewinn für den Anwender.

TOPIX WebSolution: Firmendatensatz

TOPIX WebSolution: Firmendatensatz

Performance

WebSolution nutzt das sichere SSL-Protokoll über HTTP. Nach der Anmeldung bauen sich in der Listenansicht die 35.000 Datensätze zügig auf. Die Verzögerung entspricht gefühlt  der üblichen Browser-Ladezeit, insgesamt wirkt die Anzeige flüssig. Wir haben noch keine Cloud-Software gesehen, die hier wesentlich schneller gewesen wäre – zumal in Anbetracht der Menge an Datensätzen.

Das zentrale Element in der Zuordnung innerhalb der WebSolution ist der Adresseintrag im CRM. Sämtliche Zuordnungen von Korrespondenzen, Angeboten, Aufträgen oder Terminen laufen darüber. Entsprechend müssen beim Aufruf eines Kontaktes die zugeordneten Dokumente verfügbar sein und bei Bedarf nachgeladen werden. Auch das geschieht sehr flott und ohne nennenswerte Verzögerungen – beachtlich, wenn man bedenkt, dass hier kein hochverfügbarer Webserver, sondern lediglich ein lokaler Datenbank-Server abgefragt wird.

Wechsel von Programm-Modulen, Eingaben und Abfragen der Datenbank, E-Mail-Versand usw. laufen ähnlich flüssig. Die Latenzzeiten liegen alle in etwa im Bereich der Ladezeiten des Browsers und fallen daher nicht negativ auf. Konkret: Die Live-Suche lieferte 840.000 Korrespondenzeinträge zu einem Suchbegriff in ca. 4 Sekunden. Unser Eindruck: eine ordentliche Internet-Anbindung vorausgesetzt, kann mit der WebSolution durchaus vollwertig gearbeitet werden.

Funktionen

In der WebSolution stehen alle aus dem Desktop-Client des CRM bekannten Funktionen zur Verfügung. Naturgemäß geht der Web-Client an bestimmten Stellen andere Wege, um zum einen Konsistenz zu gewährleisten und andererseits die Kontrolle über die Daten im Web nicht aus der Hand zu geben. Dazu zählt z.B., dass Korrespondenz nicht an lokale E-Mail Clients abgegeben wird und auch Mail-Anhänge im Browser dargestellt werden. Vorteil dabei ist, dass alles im ERP nachvollziehbar bleibt, auch wenn nicht am Arbeitsplatz im Unternehmen gearbeitet wird, sondern von unterwegs aus. Wer lokal Korrespondenz benötigt, kann sich über die E-Mail Archivierung ein PDF ausgeben lassen.

TOPIX WebSolution: Personaldatensatz

TOPIX WebSolution: Personaldatensatz

iPad-Benutzern wurden ein paar Goodies eingebaut, von denen auch Desktop-Anwender der WebSolution profitieren. Das neue Cockpit, das uns in einer Beta-Version zur Verfügung stand, vereint Status-Informationen in einer Art Dashboard, das aber frei konfigurierbar bleibt. Daher kann sich der Anwender nicht nur die täglichen Termine und Aufgaben zentral anzeigen lassen, sondern auch Auswertungen, Projektansichten oder sogar (zukünftig) den Status der Telefonanlage. Die Ansicht ist für Browser optimiert, wird so aber später auch im Desktop-Client übernommen.

TOPIX WebSolution: Das neue Cockpit

TOPIX WebSolution: Das neue Cockpit

Mobilität

Das zur Zeit mit der WebSolution erhältliche Modulpaket richtet sich vor allem an Außendienst-Mitarbeiter, die immer häufiger lieber mit dem iPad als mit einem Notebook beim Kunden auflaufen. Ihnen wird der komplette Zugang zu den benötigen Datensätzen und die erforderlichen Möglichkeiten zur Angebotserstellung und Auftragsbearbeitung zur Verfügung gestellt. Obwohl TOPIX für Tablets zu einem späteren Zeitpunkt eine eigene „PadSolution“ bringen will, lässt sich mit der primär für klassische Desktop-Browser entwickelten WebSolution auch auf dem iPad schon jetzt recht gut arbeiten.

TOPIX WebSolution: Korrespondenzen

TOPIX WebSolution: Korrespondenzen

Im Test haben wir in kürzester Zeit ein Angebot aus hinterlegten Artikeln der Datenbank zusammengestellt und per E-Mail verschickt. Der E-Mail-Versand über den TOPIX-Server hat einen kurzen Moment länger gedauert als z.B. über iCloud, aber in vertretbarem Rahmen. Die Zustellung erfolgte aber zuverlässig und über das hinterlegte Formular in der korrekten CI – hier stand die Performance nicht im Vordergrund.

Der Funktionsumfang ist – weil weitgehend identisch mit der Desktop-Version – zumindest in den aktuell verfügbaren Modulen vergleichsweise groß. Die damit erstellten Daten müssen anschließend nicht wie bei vielen Cloud-Diensten über ein Interface an ein anderes Programm zur Buchhaltung exportiert werden, sondern können im Desktop-Client von TOPIX verarbeitet werden, ohne das System zu verlassen.

Das Konzept ist sich insofern treu, indem es die Aufgaben nach konkreter Anforderung auf mobile und stationäre Geräte verteilt. Die Systemanforderungen für Mobilgeräte sind entsprechend vorteilhaft gering.

Lizenzierung

Für die TOPIX:8 WebSolution findet das Floating License / Concurrent User-Lizenzmodell Verwendung. Das lizenzierende Unternehmen bestimmt also, wie viele Nutzer je Modul es in einem Lizenzvertrag benötigt. Es können also beispielsweise 10 Anwender im CRM und je 2 für Angebote und Aufträge lizenziert werden. Diese „User“ sind nicht personengebunden, sondern es handelt sich dabei um die maximale Anzahl gleichzeitig aktiver Server-Zugänge.

Das Lizenzmodell ist von der TOPIX:8 Server-Client-Lösung übernommen. In der WebSolution wird entsprechend auch nur das jeweils gebuchte Modul angezeigt, wenn sich ein derart freigeschalteter Anwender einloggt.

TOPIX WebSolution: Kalender

TOPIX WebSolution: Kalender

Fazit

Die TOPIX:8 WebSolution balanciert sehr gut zwischen sicherer privater Cloud, performantem Client und vollwertigem Funktionsumfang. Sie eignet sich als Alternative zur Cloud insbesondere für große Datenbanken, bei denen Cloud-Abos auch schnell kostenintensiv werden können – zumal man die Menge an Daten auch erst einmal in die Cloud verfrachtet muss: Diverse Mann-Tage Aufwand und neue Fehlerquellen stehen dem oftmals entgegen.

Das Thema Sicherheit obliegt zwar vollständig dem betreibenden Unternehmen, aber wer eigene Server im Hause hat, kommt an dem Thema ohnehin nicht vorbei. Und schließlich muss ein Angreifer auch genau dieses Ziel anvisieren und kann nicht zufällig die Unternehmens-Daten abgreifen, wenn er ohnehin gerade dabei ist, einen beliebigen Cloud-Anbieter auszunehmen.

Aber auch als mobiler Client für das ERP erfüllt die WebSolution ihren Zweck, weil sie Außendienst-Mitarbeitern alles notwendige zur Verfügung stellt, ohne ihnen schweres Gepäck zuzumuten. Bestehende TOPIX-Kunden werden sich in jedem Falle darüber freuen, dass sie nun ohne großen Administrationsaufwand externe Arbeitsplätze ausstatten können. Allen Anwendern gemeinsam kommt die gefälligere Benutzeroberfläche zugute.

Unternehmen, die aus Gründen der Mobilität mit Cloud-Lösungen liebäugeln, aber Verantwortung für Kundendaten tragen, sollten sich die TOPIX Websolution unbedingt einmal näher anschauen.

 

Die Bilder wurden freundlicherweise nachträglich von der TOPIX AG zur Verfügung gestellt.

Weitergehende Informationen: TOPIX Websolution im Web

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