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Mit Outlook Mac E-Mail Vorlagen erstellen ist endlich möglich

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Wie Microsoft in seinem Blog mitteilt, sind endlich mit der aktuellen Version von Outlook Mac E-Mail Vorlagen möglich. Die Funktion stand seit Veröffentlichung von Office für Mac 2016 bzw. Office 365 auf dem Wunschzettel der Anwender.

Bis auf Weiteres wird die Funktion nur Office 365-Kunden zur Verfügung stehen, die die Insider Fast Update-Funktion nutzen. Damit werden Features teilweise noch vor Marktreife interessierten Anwendern zur Verfügung gestellt.

Wozu braucht man in Outlook Mac E-Mail Vorlagen?

Anders als Signaturen, die jeweils gleich unter verschiedenen E-Mails angehängt werden können, bieten Vorlagen die Möglichkeit, komplett vorformulierte E-Mails vorzubereiten und bei Bedarf an einen neuen Empfänger zu senden.

Wie erstelle ich Outlook Mac E-Mail Vorlagen?

Mail-Vorlagen in MicrosoftOutlook für Mac werden ganz einfach erstellt. Zunächst formuliert und formatiert man ein E-Mail im Kompositions- (Standard-)Fenster, als würde man eine normale E-Mail schreiben. Über das Menü Datei steht unterhalb des „Speichern unter“-Befehls ab jetzt ein neuer Punkt „Als Vorlage Speichern…“ zur Verfügung.

Wie verwende ich Outlook Mac E-Mail Vorlagen zum Schreiben neuer E-Mails?

Umgekehrt ist es genauso einfach, eine neue E-Mail basierend auf einer Vorlage zu erstellen. Wiederum läuft das über das Menü Datei, diesmal aber über „Neu“ und anschließen etwas weiter unten im Menü über „E-Mail aus Vorlage“. Daraufhin öffnet sich ein neues E-mail-fenster, in dem ein neuer Adressat, Betreff usw. eingegeben werden kann.

Alternativ kann auch direkt aus dem Finder nach Doppelklick auf eine Vorlage mit dieser gearbeitet werden.

Wie kann ich E-Mail Vorlagen zwischen Outlook Mac und Windows austauschen bzw. unter dem jeweiligen anderen System verwenden?

Wegen der unterschiedlichen Dateiformate müssen Office 365-Kunden einen Workaround nutzen: Die Mail-Vorlage kann als Entwurf gespeichert und mit dem Server synchronisiert werden. Danach lässt sie sich in Outlook für Windows öffnen und verwenden. Entsprechend bleibt die Möglichkeit normalen Office-Anwendern ohne Cloud-Abo zunächst verwehrt.

Kleiner Tipp zur Verwendung von Outlook Mac E-Mail Vorlagen

Die Verwendung von E-Mail-Vorlagen birgt immer die Gefahr, „unfertige“ Mails zu versenden, in denen Fülltexte wie „Sehr geehrter Herr XXX“ enthalten sind. Unser Tipp lautet daher: Vor dem Absenden lieber ein zweites Mal durchlesen oder die Mail mal kurz „liegen lassen“ und erst später versenden, wenn man mit frischen Augen nochmals draufschauen kann. 😉

Lesen Sie auch unseren kleinen Test zu Outlook 2016 für Mac.

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Quellen: Microsoft Blog

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