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Aktenberge – Ordnungsgemäße Ablage Quelle: Pixabay.com

Digitale Aufbewahrung – GoBD

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Digitale Aufbewahrung nach GoBD

Grundlagen der Buchführung Teil 10

Im letzten Artikel haben wir uns mit der Frage auseinandergesetzt, was bei der Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen zu beachten ist. Einem speziellen – und für die meisten Gründer hochrelevanten – Teilbereich der Aufbewahrung, den GoBD, wollen wir uns in diesem Artikel widmen: Der digitalen Archivierung.

Gesetzliche Vorschriften – GoBD

Die aktuellen gesetzlichen Vorschriften zur digitalen Aufbewahrung sind in Form der GoBDs zum 01.01.2015 in Kraft getreten. GoBD steht dabei für die gewohnt griffige Bezeichnung des Gesetzgebers „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Die GoBDs haben mit Wirkung zum 01.01.2015 die bis dahin gültigen GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) abgelöst. Aber was besagen nun die aktuellen Vorschriften?

Mit den GoBD stellt die Finanzverwaltung sowohl generelle wie auch spezielle Anforderungen an die Unternehmen.

Gastautorin Marion Orthmann

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Marion Orthmann ist Geschäftsführerin der fidelus GmbH & Co. KG. Für Gründer sowie kleine und mittlere Unternehmen entwickelt sie mit ihrem Team in den Bereichen Finanzen, Rechnungswesen/ Controlling und Verwaltung passgenaue und individuelle Lösungen für den Bedarf des Kunden – egal ob Einrichtung, Beratung/ Schulung oder laufende Begleitung. Weitere Informationen finden Sie auf www.fidelus.de.

Die generellen Anforderungen betreffen zwei Punkte:

Unveränderbarkeit

Daten dürfen nicht ohne entsprechende Kennzeichnung verändert, überschrieben oder ersetzt werden.

Datensicherheit

Die Daten sind sowohl gegen Verlust als auch gegen unberechtigten Zugriff zu sichern.

Im Speziellen sind die Regelungen der GoBD nah an den Regelungen der GoBs, wobei der Fokus auf der digitalen Verarbeitung liegt:

Aufbewahrung

Aufbewahrungs- und aufzeichnungspflichtige Daten (s. Artikel 9 „Aufbewahrungspflicht“), Datensätze, elektronische Dokumente sowie elektronische Unterlagen sind geordnet und grundsätzlich im Original – also etwa auch in ihrem elektronischen Ursprungsformat – aufzubewahren.

Aufzeichnung

Alle relevanten Geschäftsvorfälle müssen in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Gliederung darstellbar sein. Alle zusätzlich notwendigen Tabellendaten, Historisierungen und Programme müssen ebenfalls gespeichert werden.

Digitale Aufbewahrung nach GoBD – Thema Buchhaltung am Mac. Quelle: Pixabay

Ordnungsmäßigkeit

Alle buchungsrelevanten Daten, Aufzeichnungen und Vorgänge müssen nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht/zeitnah, geordnet und unveränderbar sein.
Weiterhin wird festgelegt, dass für die digitale Archivierung eine vollständige und aussagekräftige Verfahrensdokumentation zu erstellen ist.

Wichtig: Verantwortlich für die Einhaltung der GoBD ist gegenüber der Finanzverwaltung das steuerpflichtige Unternehmen und nicht evtl. beauftragte externe Dienstleister. Sie sollten also im eigenen Interesse Prozesse der Finanzbuchhaltung und Datenspeicherung auf digitalem Wege, die Sie ausgelagert haben, kritisch auf GoBD-Konformität überprüfen.

Die Vorschriften sind gültig für alle Unternehmen,

  1. die die Aufzeichnungspflichten beachten müssen
  2. ihre Buchführung elektronisch erstellt haben

Da die Betriebsprüfer sich bei künftigen Prüfungen an diesen Richtlinien orientieren werden, ist es ratsam, diese zu beachten. Denn sonst kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt werden, was in der Regel eine Schätzung durch das Finanzamt und damit meist hohe Kosten zur Folge hat.

Um sich einen tieferen Einblick in die GoBD zu verschaffen empfehlen wir, sich die Veröffentlichungen des BMF hierzu noch einmal genauer anzuschauen.

Zu unserem nächsten Artikel werden wir einen kleinen thematischen Sprung machen, darin beschäftigen wir uns mit dem Bedeutung und den Funktionsweisen von betrieblichen Abschreibungen.

Herzliche Grüße aus Oldenburg.

Marion Orthmann

Text & Inhalt: Marion Orthmann, Geschäftsführung fidelus GmbH & Co. KG, Marie-Curie-Str. 1, 26129 Oldenburg. Bilder: Marion Orthmann / Anonyme Fotografen von pixabay.com via Marion Orthmann

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