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Test: Rechnungen am Mac schreiben mit 3 klasse Apps zwischen 39 und 139 EUR

Geschrieben von rosa am 13. April 2015 in Apple Business Solutions, Finanzen & ERP, Magazin, Software allgemein, Tests

Selbstständige und frisch gebackene Unternehmer, die sich mit dem Thema Angebote erstellen und Rechnungen schreiben beschäftigen, haben auch am Mac einige pfiffige Programme zur Auswahl. Wir haben für Sie die Rechnungsprogramme Bill 2, GrandTotal 3 und Totals 3 für Mac OS X unter die Lupe genommen, die alle weniger als 140 € kosten. (Aktualisiert am 14.04.2015)

Darauf wurde beim Test geachtet

Von einer Lösung zur Rechnungsstellung am Mac erwarten wir im Minimum die folgenden Punkte.

• es sollten ohne größere Einarbeitungszeit Rechnungen und
• Angebote erstellt werden können
• eine Übergabe an eine Buchhaltungssoftware sollte realisierbar sein
• die erstellten Dokumente müssen im eigenen Layout des Selbstständigen gedruckt werden können
• sie müssen den (deutschen) rechtlichen Rahmen einhalten
• Rechnungsnummern müssen fortlaufend vom Programm automatisch vergeben werden
• es muss eine Möglichkeit der Nachverfolgung von Zahlungen bzw. offenen Posten gegeben sein

Rechnungen schreiben am Mac

Zusammenspiel mit anderen Programmen

Die Übergabe an ein Buchhaltungssystem sollte ohne große Konvertierung oder sonstigen Aufwand erfolgen können. Wir gingen davon aus, dass der übliche Einmannbetrieb seine Buchhaltung entweder vom Steuerberater erledigen lässt oder diese im Umfang derart gering ist, dass er sie mit einem eigenen kleinen Programmm oder notfalls sogar einer Tabellenkalkulationen selbst erledigen kann.

Faktor Einarbeitungszeit 

Warum spielt Einarbeitungszeit eine Rolle? Zunächst einmal stellt es eine Hürde da, sich mit einem Programm überhaupt auseinander zusetzen, wenn die Bedienung zu kompliziert ist. Software, die eine relativ einfache Aufgabenstellung erledigen soll, wird überhaupt nur eingesetzt wenn sie einfach zu bedienen ist. Wer eine längere Einarbeitungszeit nicht scheut, sucht meist auch auch einen größeren Funktionsumfang und wird daher direkt zu größeren, integrierten Lösungen wie etwa dem TOPIX:8 ERP tendieren.

Dazu kommt, dass wer einen Mac im Unternehmen einsetzt, simple Bedienung schätzt und lange Einarbeitungszeiten als unnötigen Kostenfaktor ausgeschlossen hat.

Rechtlicher Rahmen

Alle drei Programme kennen die unterschiedlichen Steuersätze 19 %, 7 % oder steuerfrei von Haus aus. Totals 3 und GrandTotal 3 erlauben beliebig viele weitere Steuersätze. Ebenso erlauben es alle Testkandidaten inklusive Bill 2, Textblöcke einzurichten. Damit wird gewährleistet, dass relevante Angaben wie Bankverbindung, Zahlungsziele oder auch Höflichkeitsfloskeln zuverlässig in den Rechnungstext übernommen werden.

Gemeinsamkeiten

Alle getesteten Programme sehen vor, Nummernkreise für Rechnungen und Angebote fortlaufend individuell zu definieren. Wer mehr als einen Nummernkreis für Rechnungen verwenden will oder muss, etwa weil er unterschiedliche Geschäftsbereiche getrennt betrachten möchte, kann dies nur mit Totals erledigen, indem er zwei verschiedene Datenbanken verwaltet.

Alle Rechnungs-Apps vergeben ebenso auch Kundennummern, Totals 3 darüber hinaus noch Lieferanten-Nummern.

Totals 3 und GrandTotal 3 können jeweils Daten über Dropbox mit anderen Rechnern synchronisieren. Die iPhone App von GrandTotal 3 setzt den Dropbox Account sogar voraus.

Bill 2 von MOApp Software Manufaktur

Die Mac App Bill 2 kommt mit einer schlichten, aufgeräumten Benutzeroberfläche daher. Sie kennt Rechnungen, Angebote, Adressen und Artikel. Damit erstellte Dokumente können per Mail, Ausdruck oder PDF ausgegeben werden.

Rechnungen mit Bill 2 auf dem Mac erstellen

Angebote werden per Mausklick in eine Rechnung umgewandelt. Rechnungen können den Status erstellt, gesendet, fällig, „vollständig bezahlt“ oder „teilweise bezahlt“ haben. Adressen können leicht aus dem Apple Adressbuch übernommen werden (vor OS X Version 10.10.3 konnte ein Bug im Apple Adressbuch mit einer defekten vCard den Import verhindern. Dies wurde mit dem aktuellen System-Update jedoch behoben).

Adressen in Bill 2 am Mac Importieren

Artikel, die dann als Bestandteile der Rechnung fungieren, können schnell und einfach erstellt werden. Sie stehen dann beim Ausstellen der Rechnung über ein Pulldown-Menü zur Verfügung. So lassen sich Rechnungen mit festen Bestandteilen zügig zusammenklicken.

Rechnungsprogramme: Bill 2 Export

Gesendete Rechnungen können an die App „Umsatz“ übergeben werden, auch ein Export ins XML Format ist möglich. Für die Gestaltung der Rechnung stehen verschiedene Designvorlagen zur Auswahl, weitere lassen sich beim Hersteller herunterladen. Die Designvorlagen sollen allerdings wohl eher zur Inspiration dienen als direkt Anwendung finden; eine ordentliche DIN-Briefvorlage muss separat beim Hersteller geladen werden.

Vorlagen-Design in Rechnungsprogramm Bill 2 für Mac

Bei der Anpassung der Vorlagen an eigene Gestaltungsrichtlinien schwächelt Bill 2. Zwar können alle Standard-Elemente inklusive vorgefertigter Textblöcke für die Bankverbindung und das Firmenlogo auf die Rechnung übernommen werden. Weitergehende Anpassungen sind allerdings nur mit HTML- und CSS Kenntnissen möglich. Da HTML kein DIN A4 Format kennt, das Bearbeiten in Bill 2 nur in einem kleinen Fenster in den Voreinstellungen möglich ist und ansonsten ein separater Editor – der kostenfreie DesignBuilder – notwendig ist, verliert die ansonsten sehr gut gemachte Applikation hier unnötig Punkte.

Berichte in Rechnungsprogramm Bill 2 für Mac

Auf Knopfdruck lässt sich ein Bericht mit Säulen- und Kuchendiagrammen ausgeben, der offene, fällige und bezahlte Rechnungen auf einen Blick darstellt. Offene Posten werden in der Rechnungsliste farbig markiert und im Bericht gesondert hervorgehoben dargestellt.

Bill 2 kostet 39 € und läuft auf Macs ab Version Mac OS 10.7 Lion.

Totals 3 von Kedisoft

Die Fakturierungssoftware Totals stellt einen größeren Funktionsumfang zur Verfügung. Sie verwaltet neben Rechnungen und Angeboten auch Lieferscheine, Gutschriften und Bestellungen.

Rechnungsprogramm Totals 3: Mehrere Datenbanken möglich

Kontakte können in Totals nicht nur aus dem Apple Adressbuch importiert werden. Hersteller Kedisoft hat eine API entwickelt, die anderen Programmen eine Anbindung zur Verfügung stellt. Z.B. nutzt der TotalsConnector für das Daylite CRM diese Schnittstelle, sodass Anwender Ihre Kontakte an Totals übergeben können.

TotalsConnector für Daylite

Vorgänge können als so genannte Projekte in Ordnern organisiert werden. Rechnungselemente heißen hier Produkte und können beim Erstellen von Rechnungen komfortabel aus einer Seitenleiste heraus in eine Rechnung übernommen werden.

Auch Totals liefert Designvorlagen mit, die es erlauben, die Optik der Rechnungsdokumente an die eigenen Gestaltungsvorgaben anzupassen. Einem Einsteiger in die Software empfehlen wir, eine bestehende Vorlage zu duplizieren und an seine Anforderungen anzupassen. Das neue Erstellen einer eigenen Vorlage gestaltet sich aufgrund der vielseitigen Platzhalter, die Totals verwenden kann, recht kompliziert. Da man aber auch Layout-Änderungen noch im Vorschau-Modus einer gerade erstellten Rechnung durchführen kann, gelingt es auch dem Einsteiger mit etwas schieben und drücken eine Rechnung nach seine Vorstellungen zu generieren. Ein wenig schade ist es, dass die Adresse des Rechnungsempfängers in der Vorlage nur über einen Sammel-Platzhalter zu positionieren ist. In unserem Test wurden Postleitzahl und Stadt ohne Zwischenraum eingefügt, ohne dass wir daran etwas ändern konnten (siehe Bild).

Schöne Rechnungen mit Totals 3 am Mac

Bei der Bearbeitung der Layouts kann man in Totals zwischen dem Layout-Modus und einem tabellarischen Modus für die Platzhalter-Anordnung umschalten. Dadurch lässt sich das Layout ziemlich gut an die eigenen Anforderungen anpassen, allerdings hätten wir gerne etwas genauer arbeiten können. Die Positionierung etwa des Adressfeldes passend für einen DIN Lang-Umschlag funktionierte nur durch ausprobieren, da ein Lineal zwar am oberen Rand, aber nicht am linken Rand vorhanden ist.

Rechnungen am Mac: Import-Optionen in Totals 3.

Etwas irritierend ist die stellenweise ungenaue Lokalisierung der Software (z.B. unterer Abstand = „Bodeneinschub“). Auch ist die Hilfe nur auf Englisch verfügbar, obwohl das Programm in Deutsch vorliegt. Wegen der Bestellungsverwaltung, optionaler Zahlungsmethoden und da Produkte in Katalogen organisiert werden können, empfiehlt sich Totals 3 auch für kleinere Händler.

Rechnungen am Mac: Zahlungs-Optionen in Totals 3.

Reports lassen sich für die Bereiche „Produkte“, „Zahlungen“, „Kunden“ und „Dokumente“ erstellen. Eine grafische Aufbereitung der Ergebnisse wird jedoch nicht angeboten. Das vorinstallierte Exportformat ist XML, andere Anbindungen an Buchhaltungsprogramme sind möglicherweise über die API möglich, aktuell werden allerdings keine vom Hersteller beworben.

Nach der jüngsten Wechselkursanpassung kostet Totals 3 nun 139 € und ist damit die teuerste App im Test. Sie läuft auf Macs ab OS X 10.8 Mountain Lion.

GrandTotal 3 von mediaatelier

Die Software GrandTotal 3 liegt preislich mit 79 € genau zwischen Bill 2 und Totals 3. Der Funktionsumfang ist etwas geringer als bei Totals 3, was vermutlich an der etwas anderen Ausrichtung liegt: GrandTotal stellt Dienstleistungen in den Vordergrund.

Rechnungsprogramme am Mac: GrandTotal 3 – in wenigen Schritten konfiguriert

Die klare Benutzerführung ist ähnlich dezent gestaltet wie bei Bill 2, holt den Anwender aber etwas besser ab. Ein kleiner Assistent und das geöffnete Hilfefenster begrüßen den Anwender beim ersten Start und nach etwa 5 Minuten ist das Programm fertig konfiguriert. Das Programmfenster hat lediglich fünf große Tasten: Übersicht, Kunden, Katalog, Layouts und Hilfe.

Im Bereich „Kunden“ können Adressen aus der Apple Kontakte-App übernommen werden, weitere direkte Quellen stehen nicht zur Verfügung. Immerhin lassen sich aber Listen im CSV-Format einlesen. Bei den Kunden finden sich auch die jeweiligen Dokumente, sprich die zugehörigen Rechnungen und Angebote.

Rechnungsprogramme am Mac: GrandTotal 3 Hilfe

Unter „Katalog“ werden die Artikel und späteren Rechnungspositionen definiert. Neben einer Bezeichnung sowie einer Beschreibung können beliebige Zusatzfelder angegeben werden, Einheiten werden beliebig vergeben.

Der Bereich „Layouts“ besticht in GrandTotal 3 ebenfalls durch Einfachheit: Ein leeres Dokument im DIN A4 Format steht bereit, um gestalterisch angepasst zu werden. Lineale links und rechts, sowie Text-Boxen mit Millimeterangaben geben keine Rätsel auf.

Rechnungsprogramme am Mac: GrandTotal 3 Layouts (vorher)

Herrliches Feature: Platziert man per Drag and Drop ein PDF im Hintergrund – zum Beispiel mit dem Firmenbriefkopf – erkennt GrandTotal 3 darin enthaltene Schriften und schlägt vor, die gesamte Vorlage automatisch passend zu formatieren. So einfach kann es sein! Die üblichen Platzhalter sind so angeordnet, dass man zunächst keinen großen Bedarf hat, weitere Anpassungen vorzunehmen.

Rechnungsprogramme am Mac: GrandTotal 3 Layouts (nachher)

Ein Klick auf den Knopf „Senden“ öffnet in Apple Mail eine neue E-Mail mit dem Rechnungsbetreff und der Rechnung selbst als PDF-Anhang. In GrandTotal 3 wird die Rechnung daraufhin automatisch als gesendet markiert und für Änderungen gesperrt.

Im Bereich „Übersicht“ hat man offene Posten und die Umsätze des vergangenen Monats, Quartals und Jahres direkt im Überblick. Weitere Auswertungen nach Kunden, Monaten oder Zahlungsmoral sind bereits vorkonfiguriert.

Rechnungsprogramme am Mac: GrandTotal 3 Dashboard

GrandTotal 3 unterstützt ebenfalls Plugins beziehungsweise Apple Scripts, stellt jedoch nur ein einzelnes zur Verfügung. Zur Verfügbarkeit von weiteren Plugins war auf der Website des Herstellers leider nichts zu erfahren. Der Austausch mit einer Buchhaltungssoftware ist genau wie bei Bill 2 auch auf das Programm „Umsatz Pro“ der MOApp Software Manufaktur abgestimmt. Andere Exportformate sind PDF, Excel, Numbers und CSV.

Rechnungsprogramme am Mac: GrandTotal 3 – Export an Buchhaltung

Ein spezieller Bereich wurde dem Thema Zeiterfassung reserviert. Der GrandTotal-Hersteller selbst bietet das Programm „Timings“ zur Zeiterfassung an, als Aufpreis zum Rechnungsprogramm für nur 10 €. Darüber hinaus gibt es Anbindungen an den Cloud-Anbieter mite.yo.lk und an die iOS Applikation Timely sowie die Projektmanagement Software Merlin Project. Als einziges Programm im Testfeld bringt GrandTotal 3 eine kostenfreie iPhone App mit, mit der sich zum Beispiel offene Posten direkt beim Kunden durchsprechen lassen.

Fazit

Alle drei Probanden haben ihre individuellen Vorteile und beweisen, das Rechnungen schreiben am Mac auch ohne Windows-Emulation super funktioniert.

Den Testsieg fährt GrandTotal 3 ein, weil es sofort und einfach reibungslos funktioniert. Nach dem ersten Öffnen hat man seine erste Rechnung im eigenen Layout (!) innerhalb von höchstens 15 Minuten erstellt.

Die Einarbeitungszeit tendiert gegen Null – das ist Mac-like und begeistert. Dazu gibt es ohne große Vorarbeit durch den Anwender direkt versandfertige Rechnungen aus und bietet eine kostenfreie iPhone App. Gegenüber dem teureren aber auch an Funktionen reicheren Totals 3 punktet unser Testsieger mit einem effizienteren Layout-System, der deutschsprachigen Hilfe und der direkten Anbindung an ein Buchhaltungsprogramm. Besonders für selbstständige Dienstleister mit Projekten auf Stundenbasis ist das Programm zu empfehlen.

Der Vorsprung ist allerdings hauchdünn. Totals 3 wird aufgrund seiner API und seiner ansatzweisen Warenwirtschaft für Nicht-Dienstleister und für Daylite-Besitzer wohl die erste Wahl sein, trotz einer naturgemäß etwas höheren Lernkurve. Auch nach der jüngsten Preiserhöhung bekommt der Käufer bei Totals 3 einen guten Gegenwert für sein Geld. Nur die kleinen Dinge verhindern in der Summe eine bessere Bewertung; das teuerste Programm im Test leistet sich keine deutschsprachige Hilfe und hat hier und da kleinere Lücken in der Bedienung.

Den zweiten Platz teilt sich Totals 3 mit dem dritten Kandidaten: Wer die Fummelei bei der Vorlagenerstellung nicht scheut, wird auch mit dem sehr günstigen Bill 2 glücklich – zu einem Drittel des Preises von Totals und immerhin noch für die Hälfte von GrandTotal 3. Als Zugabe zu der Buchhaltungssoftware Umsatz ist es sogar für weniger als 30 € zu haben. Der Leistungsumfang ist für den Preis enorm und auch bei Bill 2 gefällt das reduzierte Benutzerinterface sowie die geringe Einarbeitungszeit.

Alle drei Apps können bei den jeweiligen Herstellern kostenfrei getestet werden – eine Einladung, die man wahrnehmen sollte, denn es handelt sich hier um durchweg tolle Programme für Rechnungen am Mac mit ganz unterschiedlichen Vorzügen!

Übrigens: das Buchhaltungs-Programm „Umsatz“, das hier ein paar mal Erwähnung gefunden hat, werden wir demnächst auch hier auf bendetta.biz vorstellen.

Aktualisierung: In der ersten Version des Testes stand fälschlicher Weise, für die Design-Bearbeitung in Bill 2 wäre ein kostenpflichtiger Editor nötig. Wir bitten, den Fehler zu entschuldigen!

Schlagworte: Bill, Billings pro, Buchhaltung, Finanzen, GrandTotal, Mac, OS X, Rechnungen, Rechnungsprogramm, Rechnungswesen, Totals

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