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Buchhaltung erfolgreich automatisieren

Geschrieben von rosa am 19. September 2016 in Apple Business Solutions, Finanzen & ERP, Magazin, News

Buchhaltung erfolgreich automatisieren

Grundlagen der Buchführung, Teil 17

Buchführung mit Mac & in der Cloud, Teil 1

Für die meisten Unternehmer ist Buchhaltung eigentlich bloß eines: lästig. Denn bisher schluckte sie viel Zeit und verlangte einen großen Arbeitsaufwand. Heutzutage geht es allerdings schon viel einfacher – und auch günstiger – durch Automatisierung.

Gastautor Fabian Silberer

Fabian Silberer ist Gründer und kaufmännischer Geschäftsführer der Buchhaltungssoftware sevDesk. Er hat einen B.Sc. in Wirtschaftsinformatik und einen Master in Business Administration.

Doch was bedeutet Automatisierung eigentlich? In unserer heutigen digitalen Welt stehen uns viele Möglichkeiten offen, effektiver zu arbeiten. Anstatt alle Belege und Rechnungen zum Steuerberater zu bringen, scannt man diese mit einem Scanner oder einer App auf dem Smartphone ein. So liegen sie digital vor und können mithilfe von Texterkennung und selbstlernenden Systemen verarbeitet werden. Der Arbeitsaufwand wird so auf ein Minimum reduziert, da ein Großteil der Arbeit von der IT automatisiert erledigt wird.

Das alles erfordert ein starkes Umdenken und Umstrukturierungen im Unternehmen. Aber es lohnt sich. Denn so sparen du und dein Steuerberater Zeit, Nerven und natürlich Geld.

Hier eine Übersicht:

• Was macht die automatisierte Buchhaltung attraktiv?
• So läuft die digitale Buchhaltung ab
• Die wichtigsten Schritte zur Automatisierung
• Fazit

Was macht die automatisierte Buchhaltung attraktiv?

Welche Vorteile eine automatisierte Buchhaltung mit sich bringt lässt sich kurz zusammenfassen. Sparen von Zeit, Geld und Nerven. An welchen Stellen diese Dinge genau eingespart werden und was Digitalisierung tatsächlich attraktiv macht, haben wir hier zusammengefasst.

Zugriff auf Dokumente. Immer und überall.

Früher konnte es sein, dass wichtige Dokumente gerade beim Steuerberater lagen, als man sie eigentlich dringend gebraucht hätte. Anstatt selbst nachzuschauen musste das Telefon gezückt werden. Sind alle Dokumente digital abgespeichert, haben du und dein Steuerberater immer Zugriff auf alles. Lästiges Nachreichen vergessener Dokumente fällt so ebenfalls weg.

Papier und Arbeitszeit sparen.

Immer mehr Rechnungen kommen digital an. Bisher wurden sie ausgedruckt, um beim Steuerberater erneut eingetippt zu werden. Wird alles auf dem digitalen Wege erledigt, bleibt einem der Medienwechsel erspart. Mit dem Verzicht auf Papier, sparst du nicht nur daran, sondern auch an weiteren Büroartikeln. Auch Versandkosten, die für die Korrespondenz mit Kunden anfallen, schrumpfen.

Kurzfristige Entscheidungen treffen.

Bisher war der Aufwand, einzelne Belege zum Steuerberater zu bringen, zu groß. Deshalb wurden Belege über mehrere Tage oder Wochen in einem Ordner gesammelt. BWAs (Betriebswirtschaftliche Auswertungen) konnten so erst einige Wochen später erstellt werden. Mit einer digitalen Buchhaltung können diese frühzeitig erstellt und für kurzfristige Entscheidungen genutzt werden.

Verkürzte Prozesse.

Sind all deine Dokumente digitalisiert, wirst du schnell merken, dass einige Prozesse schneller funktionieren. Suchfunktionen erleichtern dir den Zugriff auf das benötigte Dokument. Rechnungen werden einfacher und schneller erfasst und direkt per Mail versendet.

So läuft die digitale Buchhaltung ab

Für die meisten Unternehmer ist die Buchhaltung eine zeitraubende Aufgabe. Denn das bisherige Sammeln wichtiger Belege in Ordnern und Kartons ist erstens nicht wirklich effizient und zweitens ziemlich veraltet. Einige Belege erreichen das Büro bereits in digitaler Form und trotzdem werden diese feinsäuberlich ausgedruckt und abgeheftet. Doch warum sollte für das ausdrucken und zusammensuchen von Belegen Zeit und Geld verschwendet werden?

Um eine sinnvolle Ordnung in die eigene Buchhaltung zu bringen, sind Buchhaltungsprogramme wie beuspielsweise sevDesk sehr hilfreich. [Anmerk. d. Red.: Weitere Buchhaltungsprogramme für Mac sind hier zu finden.] Wie die digitale Buchhaltung mit Programmen wie diesem abläuft, erklären wir dir in ein paar Punkten.

Belege und Eingangsrechnung werden digitalisiert und automatisch verbucht

Belege und Eingangsrechnung werden digitalisiert und automatisch verbucht
Quelle: SevDesk

Die meisten Belege und Eingangsrechnungen erreichen das Unternehmen bereits digital. Über eine Schnittstelle kann das Mailprogramm die Dokumente direkt an die Buchhaltungssoftware weiterleiten. Die restlichen Papierrechnungen können mit einer App digitalisiert und direkt in das Buchhaltungssystem geladen werden.

Sobald sich Belege in der Buchhaltungssoftware befinden, werden diese durch selbstlernende Algorithmen analysiert, kategorisiert und verbucht. Je mehr Belege erfasst werden, desto zuverlässiger werden zukünftige Belegdaten von der Software verarbeitet.

Belegarchiv kann schnell durchsucht werden

In einem Rechenzentrum werden alle Belege rechtssicher archiviert. Mithilfe der Buchhaltungssoftware kann so der gewünschte Beleg sofort gefunden werden – ganz ohne einen Anruf beim Buchhalter. Denn alle Beteiligten haben immer Zugriff auf alle Dokumente.

Rechnungen und Angebote erstellen und verbuchen

Rechnungen und Angebote am Mac im Browser erstellen und verbuchen. Quelle: SevDesk

Das Buchhaltungssystem ermöglicht eine einfache Rechnungs- und Angebotserstellung. Um Fehler zu vermeiden, werden alle rechtlichen Pflichtangaben automatisch ausgefüllt, sodass deine Rechnung den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht. Alternativ kannst du deine Rechnungen und Angebote auch über eine Schnittstelle in das System einspielen und verbuchen.

Bankkonto anbinden und Zahlungen automatisieren

Dein Bankkonto kannst du direkt mit dem Buchhaltungssystem verknüpfen. So wird es möglich, dass sich der Status der Ausgangsrechnung automatisch von fällig auf bezahlt anpasst, sobald eine Zahlung mit der passenden Rechnungsnummer eingeht. Durch diese automatische Verknüpfung mit dem Bankkonto fällt manuelles abhaken von Kontoauszügen weg. Mit einem Blick siehst du gleich, welche Rechnungen bereits bezahlt sind und welche noch ausstehen.

Auswertungen immer aktuell

Umsatzauswertungen am Mac im Browser. Quelle: SevDesk

Tagesgenau erstellt die Software automatisch Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Einnahme-Überschuss-Rechnungen. Mithilfe der Auswertungen kannst du kurzfristig Unternehmensentscheidungen treffen.

Umsatzsteuervoranmeldung automatisch ans Finanzamt

Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch ans Finanzamt übermitteln am Mac im Browser mit SevDesk. Quelle: SEVENIT GmbH

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung kann über eine Schnittstelle direkt an das Finanzamt geschickt werden, da alle relevanten Daten bereits im Buchhaltungssystem hinterlegt sind. Die Dauerfristverlängerung kann man sich zusätzlich sparen, da die Daten immer auf dem neusten Stand sind.

Die wichtigsten Schritte zur Automatisierung

Die Digitalisierung und Automatisierung deiner Buchhaltung nicht vom einen auf den anderen Tag möglich. Um eine erfolgreiche Automatisierung durchzuführen, sollten folgende Schritte durchlaufen werden:

Schritt 1: Verhaltensmuster durchbrechen!

Nicht nur du, sondern auch dein Steuerberater und deine Mitarbeiter müssen sich auf eine papierlose Buchhaltung einlassen können. Gewohnte Verhaltensmuster werden durch neue ersetzt, denn Arbeitsprozesse verändern sich.

Schritt 2: Papier digitalisieren

In Papierform vorliegende Rechnungen sollten digitalisiert, also eingescannt werden. Bei dieser Gelegenheit kannst du gleich nicht mehr benötigte Unterlagen entsorgen. Achtung: Je nach Art des Dokuments gelten andere Aufbewahrungszeiten!

Schritt 3: Dokumente managen

Finde das Buchhaltungssystem, das am besten zu dir und deinem Unternehmen passt. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Anbietern die dir dabei helfen, deine Dokumente richtig zu managen und deine Buchhaltung erfolgreich zu automatisieren.

Fazit

Die digitale Buchhaltung ermöglicht dir, zeitraubende Routineaufgaben zu automatisieren. So sparst nicht nur du, sondern auch dein Steuerberater an Zeit und Geld. Die gewonnene Zeit kannst du dafür verwenden, dich voll auf dein eigentliches Geschäft zu konzentrieren. All das erfordert allerdings ein Umdenken aller Beteiligten. Und einige Umstrukturierungen im Unternehmen. Von heute auf morgen papierlos zu arbeiten ist eigentlich nicht möglich.

Doch mit dem Einsatz der richtigen Hilfsmittel und einer positiven Einstellung ist eine Automatisierung gut zu bewältigen. Aus der „lästigen“ Buchhaltungsarbeit wird so in Zukunft vielleicht sogar eine, die Spaß macht!

Text & Inhalt: Fabian Silberer / SEVENIT GmbH. Bilder: Fabian Silberer / SEVENIT GmbH / Anonyme Fotografen von pixabay.com via Fabian Silberer

Quellen: SEVENIT GmbH

Schlagworte: Buchführung, Buchhaltung, Finanzbuchhaltung, Grundlagen

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