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Kasse buchen & Ausgaben richtig erfassen

Geschrieben von rosa am 16. Februar 2016 in Buchführung, Grundlagen

Kasse buchen, Ausgaben erfassen

Grundlagen der Buchführung, Teil 14

Nachdem wir uns in den bisherigen Artikeln mit einigen Grundbegriffen der Buchhaltung und Maßgaben des Gesetzgebers befasst haben, können wir nun in die operative Buchhaltung einsteigen. Wir beginnen dafür mit einem guten Einstiegsthema, aufgrund des in sich relativ abgeschlossenen und übersichtlichen Buchungskreises.

Nämlich mit der

Buchung der Kasse

Wie läuft das Kasse buchen? Die Kasse in Unternehmen dient der Abwicklung von Zahlungsvorgängen mit Bargeld. Die Bewegungen der Kasse sind zeitraumbezogen (Tages-/Wochen-/Monatsübersicht) stets lückenlos zu dokumentieren und in durchgängiger Reihenfolge zu nummerieren (Stichwort: Kassenbuch).

Gastautorin Marion Orthmann

Marion Orthmann ist Geschäftsführerin der fidelus GmbH & Co. KG. Für Gründer sowie kleine und mittlere Unternehmen entwickelt sie mit ihrem Team in den Bereichen Finanzen, Rechnungswesen/ Controlling und Verwaltung passgenaue und individuelle Lösungen für den Bedarf des Kunden – egal ob Einrichtung, Beratung/ Schulung oder laufende Begleitung. Weitere Informationen finden Sie auf www.fidelus.de.

Das Kassenbuch dient uns nun ebenfalls als Buchungsvorlage. Dafür werden nun die Bewegungen einzeln erfasst. Dafür sind in der Buchungsmaske Ihres Buchhaltungsprogrammes verschiedene Informationen einzutragen:

• Datum: Hier tragen Sie das Datum der Kassenbewegung ein. Wenn eine Position bspw. mit dem 15.01.2016 im Kassenbuch geführt ist, so ist dies logischerweise auch unser Buchungsdatum.
• Belegnummer: Da Sie bei der Führung des Kassenbuches Ihre Kassenbewegungen durchgängig nummerieren müssen, haben Sie die Belegnummer ebenfalls schon: Kassenposition Nr. 7 bekommt auch in der Buchführung die Belegnummer 7.
• Soll / Haben: Nun wird es interessant. Mit den Soll-/Haben-Einträgen erfassen Sie den eigentlich relevanten Teil der Buchung – Sie bestimmen auf welchen Buchführungskonten Ihre Position erscheint. Man unterscheidet in diesem Bereich zwischen Aufwands-/Ertragskonten und Finanzkonten.

Während die Aufwands-/Ertragskonten am Jahresende für die Gewinnermittlung maßgeblich sind (Gegenüberstellung von Kosten und Erträgen), bilden die Finanzkonten die Bewegungen bestimmter finanzieller Bereiche des Unternehmens ab, wie z.B. des Bankkontos oder eben der Kasse. Um die Kassenbewegung zu kontieren, tragen Sie nun Folgendes ein:

Ausgabe

Handelt es sich bei der Bewegung um eine Ausgabe bzw. einen Geldabgang aus der Kasse, tragen Sie im Soll das entsprechende Kostenkonto ein und im Haben das Kassenkonto (i.d.R. 1000 im SKR03 und 1600 im SKR04).

Konten

Die gängigsten Kostenkonten finden Sie im Kontenrahmen SKR 03 im

• Bereich 3xxx (Wareneingang/ Fremdleistungen) oder
• 4xxx (Allgemeine Kosten)

sowie im Kontenrahmen SKR04 unter

• 5xxx (Wareneingang/ Fremdleistungen) oder
• 6xxx (Allgemeine Kosten).

Hier gibt es für die Fälle des unternehmerischen Alltags entsprechende Konten wie z.B. für Porto (4910/6800) oder für Telefonkosten (4920/6805).

Buchungstext

Hier geben Sie eine Bezeichnung der zu buchenden Position ein. Diese kann kurz und knapp sein, sollte aber zweifelsfrei Aufschluss darüber geben, was der Hintergrund der Buchung ist.

Betrag

Hier wird nun der Geldbetrag der Position eingetragen.

Wichtig ist es, immer darauf zu achten ob der Steueranteil aus der Buchung korrekt berücksichtig worden ist. Bei den meisten Buchungsprogrammen wird dies über das Kostenkonto direkt gesteuert (z.B. Porto keine MwSt., Telefon 19 %, Bücher 7 % etc.), es sollte aber immer kontrolliert und bei Bedarf manuell angepasst werden.

Kasse buchen, Ausgaben erfassen mit und ohne Mac

Wie sieht so ein Buchungssatz nun also aus? Hier als Beispiel die Buchung eines Briefmarkenset-Kaufs (10 x 1,45 €) vom 02.01.2016 mit der Nummer 2 des Kassenbuchs im SKR03:

• Buchungsdatum: 02.01.2016
• Belegnummer: 2
• Soll: 4910 (Porto)
• Haben: 1000 (Kasse)
• Buchungstext: Deutsche Post Markenset
• Betrag: 14,50 €

Im nächsten Artikeln werden wir uns dann mit der Buchung von Geldeingängen in der Kasse beschäftigen.
Herzliche Grüße aus Oldenburg

Marion Orthmann

Text & Inhalt: Marion Orthmann, Geschäftsführung fidelus GmbH & Co. KG, Marie-Curie-Str. 1, 26129 Oldenburg. Bilder: Marion Orthmann / Anonyme Fotografen von pixabay.com via Marion Orthmann

Schlagworte: Anleitung, Buchführung, Buchhaltung, Finanzbuchhaltung, Kasse, Tutorial