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Zweites DSGVO-Update für TOPIX

Geschrieben von rosa am 25. Juni 2018 in Apple Business Solutions, CRM & Kommunikation, Finanzen & ERP, Magazin, News

DSGVO-Update für TOPIX: Die DSGVO hat die Datenschutz-Landschaft in der EU kräftig umgekrempelt. Damit Business-Anwender am Mac mit Topix die Vorgaben für Ihr Unternehmen auch real umsetzen können, bringt TOPIX nun ein zweites Update für die Mac-Business-Software.

Die TOPIX Version 9.4.5v2 mit dem eindeutigen Namen „Featureupdate EU-DSGVO“ stellt Funktionen bereit, die speziell im Umgang mit den zu schützenden Daten gem. EU-DSGVO unterstützen sollen. Um rechtliche Vorgaben in Bezug auf das Thema Datenschutz erfüllen zu können, stehen dem Anwender mit dem DSGVO-Update für TOPIX folgende Funktionen zur Verfügung.

Eine DSGVO-konforme Mailingsperre am Mac einrichten mit Topix. Bild: TOPIX AG

Neue Funktionen im DSGVO-Update für TOPIX

• Löschen von ehemaligen Mitarbeitern im zugehörigen Mitarbeiterstamm für das „Recht auf Vergessenwerden“
• Erweiterung des Personenstamms um die Adressherkunft für die Dokumentationspflicht
• Erweiterung des Personendossiers zur Erfüllung der Auskunftspflicht
• Neue Suche nach Aktivität zum Identifizieren von Karteileichen für das „Recht auf Vergessenwerden“
• Erweiterte Kennwortrichtlinien für die Zugriffssteuerung zur Erhöhung der Sicherheit
• Erweiterter Druck von Zugriffsrechten zur Erfüllung der Dokumentationspflicht

Naturgemäß stehen einige Funktionen nur Anwendern zur Verfügung, die die entsprechenden Module – beispielsweise die Lohnbuchhaltung – für Topix lizenziert haben. Auch sind die Funktionen an die Zugriffsrechte-Verwaltung geknüpft, sodass sie nur von Anwendern mit den korrekten Berechtigungen ausgeführt werden können.

Erfüllen der Auskunftspflicht mit der Funktion „Dossier“

Damit der Topix-Nutzer dem Auskunftsrecht betroffener Personen gerecht werden kann, wurde die Druckfunktion des Personendossiers für die DSGVO überarbeitet und zusätzlich um die Angabe zur Adressherkunft erweitert. Dadurch soll es möglich sein, mit wenigen Klicks eine komplette Übersicht der vorgehaltenen Daten einer bestimmten Person in einer Übersicht darzustellen.

DSGVO-Verantwortung bleibt beim Unternehmer

Bei allen Möglichkeiten, die die Business-Software seinen Anwendern bietet, bleibt die Verantwortung für den Datenschutz jedoch im Unternehmen. Mit der DSGVO wird es daher umso wichtiger, einheitliche Prozesse einzuhalten und sich ggf. den Programm-Funktionen ein Stück weit unterzuordnen. Werden zum Beispiel personenbezogene Daten außerhalb des Personen-Stammdatensatzes, z.B. in allgemeine Terminkalender o.ä. eingetragen, müssen auch die Daten auch dort wieder gelöscht werden. Unternehmer sind daher gut beraten, ihre Mitarbeiter entsprechend zu schulen und auf potenzielle Lücken aufmerksam zu machen.

Unsere Meinung:

Topix nimmt die DSGVO als einer der wenigen Software-Hersteller für den Mac ernst und unterstützt seine Anwender konsequent bei der Umsetzung.

Quellen: Infos bei der TOPIX AG

Schlagworte: DSGVO, Topix