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Drag-and-Drop Versand von verschlüsselten Zip-Archiven

ZipShare ist der nützliche Versandhelfer für Mails mit Anhang (Testbericht)

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Mit ZipShare hat die Software-Schmiede Techno-Grafik ein kleines, nützliches Tool zum teil-automatisierten Packen und Versenden im Programm. Mit ZipShare lassen sich flott Workflows zum Versand von E-Mails mit gezippten Anhängen aufsetzen, um bei oft wiederkehrendem, gleichartigen Mailversand jede Menge Zeit zu sparen.

Als wir von dem nur 5,49 EUR teuren Programm erfuhren, blitzte sofort ein Anwendungsszenario auf: Als Webagentur müssen wir ständig Zugangsdaten von Webseiten an Endkunden übermitteln. Das kann man offen in einer Mail tun – was sicherlich die unsicherste Methode ist – oder in einem Office-Dokument, das man ggf. noch passwortgeschützt in die Mail packt. Da steckt dann aber schon wieder zu viel Handarbeit drin, als dass es schnell und angenehm abzuwickeln wäre.

E-Mail Versand teil-automatisieren mit ZipShare

So einen Ablauf löst ZipShare wie folgt. Es lassen sich Vorlagen für Workflows erstellen, bei denen eine vorgeschriebene E-Mail mit verschlüsseltem, passwortgeschütztem ZIP-Anhang herauskommt, die versandfertig im gewählten E-Mail Client am Mac oder iPhone/iPad geöffnet wird. Das Passwort für die ZIP-Datei lässt sich ebenfalls in der Vorlage definieren.

Workflow Voreinstellungen bei ZIPShare

Workflow Voreinstellungen

Welche Dateien in der ZIP-Datei landen, entscheidet der Nutzer spontan. Dazu kann er entweder per Drag-and-Drop beliebige Dateien in das ZipShare Fenster ziehen. Oder er bedient sich des Kontext-Menüs, das sich im Finder über einen Rechtsklick auf die gewählte Datei auswählen lässt, woraufhin die Dateie(n) ebenfalls im ZipShare-Fenster angezeigt werden. Von dort aus kann die gewünschte Workflow-Vorlage ausgewählt werden und per Mausklick öffnet sich die vorgefasste E-Mail, der man nur noch einen Empfänger hinzufügen muss.

Mit Rechtsklick Dateien für den verschlüsselten Versand vorbereiten

Mit Rechtsklick Dateien für den verschlüsselten Versand vorbereiten

Drag-and-Drop Versand von verschlüsselten Zip-Archiven

Drag-and-Drop Versand von verschlüsselten Zip-Archiven

Weitere Eigenschaften des Tools

Wer nicht nur am Mac, sondern auch unter iOS am iPhone oder iPad mit dem Tool arbeitet, kann seine Vorlagen synchronisieren. Damit stehen die gleichen Workflows an beiden Geräten zur Verfügung. In unseren Tests lief das Programm stabil uns zuverlässig, die Verbindung mit Apple Mail klappt genauso gut wie mit Outlook. Andere E-Mail Clients wie z.B. Thunderbird werden aktuell nicht unterstützt.

Neben der Übermittlung von ZIP Dateien per E-Mail beherrscht ZipShare auch die Übertragung per Nachrichten App oder Airdrop. Auch lassen sich ZIP-Dateien ohne vorgefertigten Versandweg z.B. in einem vordefinierten Ordner ablegen. Wählt man hier ein geteiltes Laufwerk wie z.B. Nextcloud oder Dropbox, gelingt auch hier der Datenaustausch mit dem Kunden.

Endergebnis: Fertig vorgeschriebene E-Mail mit verschlüsseltem Zip-Anhang in Apple Mail

Endergebnis: Fertig vorgeschriebene E-Mail mit verschlüsseltem Zip-Anhang in Apple Mail

Was uns sonst noch aufgefallen ist

Etwas irritierend fanden wir beim ersten Öffnen der App, dass der Button zum Verpacken von Dateien mit „Zip and Share“ betitelt ist, was zunächst nach einer fehlenden Lokalisierung aussieht. Da davon abgesehen sich allerdings nirgendwo Übersetzungsmängel finden, ist das aber vermutlich Absicht.

Schließt man die Anwendung, nachdem man eine Datei in das Programmfenster gezogen hat, aber ohne den Workflow abzuschließen, wird die selbe Datei beim nächsten Öffnen wieder in der Dateiliste für das Archiv angezeigt. Darin sehen wir ein kleines Fehlerpotenzial; man könnte versehentlich Dateien aus einem früheren Vorgang in ein anderes Archiv übernehmen. Auch wenn mehrere Benutzer am selben Rechner arbeiten, könnte das in Bezug auf den Datenschutz problematisch sein.

Fazit

Diese Beobachtungen trüben den insgesamt positiven Eindruck, den die App bei uns hinterlässt, allerdings nicht. Inzwischen nutzen wir ZipShare regelmäßig für die Übermittlung von Zugangsdaten per E-Mail. Schön wäre es allerdings, wenn sich die obligatorische Follow-Up E-Mail mit dem Passwort für das ZIP-Archiv ebenfalls direkt in der Workflow-Vorlage erstellen ließe. Dann wäre mit einem Rechtsklick der gesamte Prozess der Zugangsdaten-Zustellung erschlagen. Aber auch so können wir ZipShare als produktives Helferlein für alle empfehlen, die oft Dateien für Kunden oder Mitarbeiter bereitstellen müssen und dies komfortabel erledigen wollen. Die rund 5 EUR, die der Hersteller aufruft, ist das Tool allemal wert.

Quellen: Hier klicken

Weitergehende Informationen: Mac App Store / iOS App Store

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